אין נהלים
אחד הסימנים הבטוחים לעסק שלא יוכל לצמוח הוא שאלת 'איך עושים את זה?' שמקבלת 3 תשובות שונות מ-3 עובדים שונים. בעמוד הזה נסביר למה נהלים הם הבסיס לכל צמיחה, ואיך בונים אותם בלי להפוך את העסק לבירוקרטי.
אם זה מה שאתם מרגישים
- עובד חדש שואל אותה שאלה 5 פעמים בשבוע הראשון
- טעויות חוזרות על עצמן, אותם כשלים אצל לקוחות
- הבעלים תמיד אחרון לדעת על בעיה כשהיא כבר הגיעה ללקוח
- אם עובד מרכזי לא בא יום אחד, העסק עומד
סימנים שזו בדיוק הבעיה שלכם
- חפיפת עובד חדש לוקחת מעל חודשיים
- אין מסמכי תהליך עבודה ל-3 התפקידים המרכזיים
- כל עובד מבצע משימה זהה בדרך אחרת
- ידע מקצועי קריטי קיים רק בראש של 1 או 2 אנשים
2 הסיבות האמיתיות, לא מה שנדמה
- בעלי עסקים רבים חוששים מנהלים, ורואים בהם בירוקרטיה. הם זוכרים את המקום הקודם שעבדו בו, שהיה מלא ניירת מיותרת, ולא רוצים להפוך לזה.
- אבל ההפרש בין נוהל בירוקרטי לנוהל מועיל הוא בעיקר באורך ובשפה. נוהל מועיל הוא דף אחד עם תמונות או וידאו של 3 דקות, שעובד יכול להיכנס אליו בשעת אמת ולהשתמש בו.
5 הטעויות הנפוצות שמחמירות את הבעיה
- כתיבת נהלים ארוכים שאיש לא קורא
- כתיבת כל הנהלים בבת אחת במקום בהדרגה
- אי-עדכון נהלים כשהתהליך משתנה
- אי-חיבור הנהלים לתהליך הכשרת עובדים
- כתיבת נהלים על ידי הבעלים בלבד, בלי שיתוף הצוות
איך אנחנו פותרים את זה
- 1מיפוי 5 עד 7 תהליכים מרכזיים שצריכים נוהל בעדיפות עליונה
- 2כתיבת נהלים בפורמט קצר ושימושי, עם הקלטת מסך קצרה (Loom או Tango) לכל תהליך במקום טקסט בלבד
- 3הקמת ארגז כלים דיגיטלי (Notion, Confluence, Google Drive) נגיש לכולם
- 4הטמעה הדרגתית והכשרת הצוות לעבוד עם הנהלים
- 5מערך עדכון תקופתי שמבטיח שהנהלים נשארים רלוונטיים
הכלי שאנחנו משתמשים בו
תבנית נוהל עבודה
תבנית בת דף אחד שמתאימה לכל עסק. ממלאים, מצרפים תמונות, מטמיעים.
שירותים שמטפלים בזה
שאלות נפוצות
כמה נהלים צריך עסק קטן?+
עסק עם 3 עד 10 עובדים מסתפק ב-7 עד 12 נהלים מרכזיים. עסק עם 10 עד 30 עובדים זקוק ל-15 עד 25. החשוב הוא לכסות את התהליכים שמופיעים יותר מפעמיים בשבוע.
מי כותב את הנהלים, הבעלים או היועץ?+
אנחנו מתעדים יחד עם העובדים שמבצעים את התהליך בפועל, ומעבירים לבעלים לאישור סופי. כך מבטיחים גם דיוק וגם בעלות של הצוות על הנהלים.
וידאו או טקסט, מה עובד יותר טוב לנוהל?+
וידאו קצר של 2 עד 4 דקות (Loom או Tango) עובד טוב יותר לתהליכים ידניים או פיזיים, כי רואים בדיוק את התנועה. טקסט וצ'קליסט עובדים טוב יותר לתהליכים שדורשים תיעוד וחתימה, כמו נוהל בטיחות מזון או קבלת רכב.
מה קורה כשהנוהל לא מתאים למקרה חריג?+
כל נוהל טוב כולל סעיף 'מתי לעצור ולהתקשר למנהל'. נהלים לא נועדו לכסות כל מקרה קיצון, אלא לתת מסגרת ברורה ל-90 אחוז מהמקרים השגרתיים ולסמן בבירור מתי חורגים ממנה.
בעיות קשורות
רוצים פתרון אמיתי לבעיה הזו?
בפגישת אבחון של 90 דקות נמפה את הבעיה, נזהה את השורש ונבנה תוכנית פעולה.
קביעת פגישת אבחון · 990 ₪