To-Do הוא משימה חד-פעמית עם בעלים יחיד ותאריך יעד של עד 7 ימים. דוגמאות - 'דנה תתקשר ללקוח X להבין למה ביטל את הפגישה עד יום חמישי'. 'משה ישלח הצעת מחיר לפרויקט Y עד מחר'. 'הבעלים ייקבע פגישה עם רואה חשבון לבדיקת VAT עד יום ראשון'. מה זה לא - לא תהליך מתמשך ('להשתפר בשיווק'), לא משימה ארוכה ('לבנות אתר חדש' = Rock), לא משימה ללא בעלים ('מישהו צריך לטפל ב-X'). To-Do בנוי באופן ספציפי כדי שבשבוע הבא יהיה ברור Done או Not Done.

התבנית - גיליון Google Sheets עם 4 עמודות. עמודה 1 - מה. עמודה 2 - מי. עמודה 3 - מתי. עמודה 4 - סטטוס. בסעיף To-Do עוברים שורה אחר שורה, הבעלים אומר Done או Not Done במשפט אחד. אסור הסבר 'למה לא בוצע' בסעיף הזה - מי שלא ביצע, To-Do שלו עובר ל-IDS. רק Done עוברים. אם 12 To-Dos היו על הרשימה, ו-10 בוצעו - 2 דקות סקירה, 2 To-Dos עוברים ל-Issues. אם רק 6 מ-12 בוצעו - הסעיף לוקח יותר זמן, ויותר מדי עוברים ל-IDS. זה דגל אדום על תפקוד הצוות שצריך לטפל בו.

סוכנות עם 6 סוכנים. בשבוע 14 רשימת To-Do הכילה 14 משימות. בסעיף To-Do של L10 שבוע 15 - 12 דווחו Done, 2 דווחו Not Done. ה-2 שלא - 'יואב יתקשר לבעל הנכס ברחוב הרצל לבדוק הורדת מחיר' (Not Done) ו-'מירב תכין מצגת חדשה לקמפיין' (Not Done). שניהם עברו ל-Issues. ב-IDS דיברו על יואב - התברר שהוא ניסה והבעל לא ענה, הצוות החליט שיואב ישלח גם הודעת WhatsApp השבוע. על מירב - התברר שהיא בכלל לא ידעה שזה היה To-Do שלה, לא תועד נכון. הצוות שיפר את הרישום.

טעות 1 - To-Do עם 2 בעלים. 'דנה ומשה ישלחו את ההצעה' - תוצאה - אף אחד לא שולח. To-Do חייב בעלים יחיד. טעות 2 - לאפשר 'Not Done כי לא הספקתי' לעבור בלי לעלות ל-Issues. כל Not Done עובר ל-IDS, אחרת המערכת מתפוררת. טעות 3 - לרשום To-Do בלי תאריך יעד ברור. 'לטפל בזה בקרוב' זה לא To-Do. 'עד יום חמישי 30.5' זה To-Do. בלי תאריך - Not Done לא קיים, כי תמיד 'אני עוד עובד על זה'.