Vilfredo Pareto, כלכלן איטלקי מ-1906, גילה שב-80% מקרים יש חלוקה לא שווה - מיעוט תופס רוב. באצילה - 20% מסוגי המשימות אוכלים 80% מהזמן שלך. דוגמאות - מענה ראשוני בוואטסאפ, אישור הזמנת רכש קטנה, סידור פגישה, גבייה שגרתית, מענה לשאלה חוזרת של עובד. כל אחת לבד נראית קצרה, אבל הן חוזרות 5-30 פעם בשבוע. בעלים שמודד פעם אחת מגלה שמשימת מענה לוואטסאפ אוכלת לו 4-7 שעות שבועיות בלי שהוא מבחין. זאת המטרה הראשונה לאצילה.

קריטריון 1 - תדירות. כמה פעמים בשבוע המשימה חוזרת. 5+ פעמים = מועמדת חזקה. קריטריון 2 - חזרתיות בתהליך. המשימה זהה כל פעם או דורשת שיקול דעת ייחודי. זהה = קלה להאצלה. קריטריון 3 - שיקול דעת. האם זה דורש את הוותק והניסיון שלך או שלאדם אחר יש מספיק ידע לבד. קריטריון 4 - עלות טעות. מה הכי גרוע שיכול לקרות אם מישהו אחר יעשה לא מושלם. אם זה תיקון של 30 דקות = הסיכון נמוך. אם זה לקוח שהולך = הסיכון גבוה. דרג כל משימה לפי 4 קריטריונים מ-1 עד 5. סך הניקוד הכי גבוה = יוצא ראשון.

בעל מוסך, 5 עובדים, מחזור 2.4 מיליון. רשם 28 משימות שהוא עושה בשבוע. אחרי דירוג Pareto זיהה את ה-5 הראשונות - אישור הזמנת חלפים מתחת ל-800 שח, מענה ראשוני לפניות בוואטסאפ, תיאום פגישה לקוח חדש, עדכון לקוח על סטטוס תיקון, חתימה על קבלת רכב. סך הכל אכלו 14 שעות בשבוע. הוא העביר את כולן לפקידה החדשה (משכורת 6,200 שח) תוך חודש. חזר אליו 14 שעות שבועיות שהפנה לפיתוח לקוחות B2B. תוך 5 חודשים הכניס 3 חוזי תחזוקה שווי 380,000 שח שנתי.

טעות 1 - לבחור את המשימות הכי מעצבנות במקום הכי תדירות. גבייה ממש מעצבנת, אבל אם היא 2 שעות בחודש, האצלה שלה לא תחזיר לך זמן משמעותי. טעות 2 - לבחור משימות חד-פעמיות. הקמת אתר חדש זו משימה גדולה, אבל היא קורית פעם. אצילה שלה לא משחררת מבנה חוזר. תמיד תאציל ראשון את החוזר. טעות 3 - לבחור משימות לבד. תבקש מהצוות לרשום את 3 הדברים שהבעלים עושה שהם חושבים שלא חייב. תקבל את הרשימה הכי כנה שאי פעם תקבל.