חוקת ה-3+1 - מתי תהליך חייב נוהל ומתי בזבוז זמן

לא כל תהליך צריך נוהל. כתיבת נוהל לכל פעולה היא טעות שיוצרת ערימת ניירות מתים. חוקת ה-3+1 של Plan B נותנת קריטריון פשוט - 3 תנאים שצריכים להתקיים יחד, ועוד תנאי קריטי אחד. תנאי 1 - תדירות, התהליך מתרחש 3+ פעמים בחודש. תנאי 2 - יותר מאדם אחד מבצע אותו (או יבצע בעתיד). תנאי 3 - יש עלות אם הוא נכשל (כסף, לקוח או זמן). וה-+1 הקריטי - התהליך הוא הסבה (handoff) או תהליך משימתי קריטי שאי אפשר להתחיל מחדש בלי נזק. אם תהליך לא עונה על כל 3 התנאים, לא לכתוב לו נוהל. ניסיון השטח מראה שמסננים זה מוריד 60% מהתהליכים שבעלי עסק 'חשבו' שצריכים נוהל - ומשאיר רק את החשובים באמת.

תנאי 1 - תדירות 3+ בחודש. תהליך פעם ברבעון לא מצדיק נוהל - העובד ישכח את הנוהל לפני שהיזדמן להשתמש בו. תנאי 2 - יותר מאדם אחד. אם רק אתה עושה את זה אף פעם, נוהל לא יעזור (וגם אומר שאתה במלכודת בעלים). תנאי 3 - עלות כישלון. אם זה נכשל - האם עולה לי כסף, לקוח או זמן? אם לא - לא צריך נוהל. ה-+1 - הסבה (handoff) או תהליך משימתי קריטי. תהליך שעובר בין אנשים או שאי אפשר לבצע חצי - חייב נוהל גם אם תנאי אחד לא מתקיים. דוגמה - גמר חשבון של עובד עוזב מתרחש פעם ב-3 חודשים בלבד אבל חייב נוהל כי כל פספוס עולה אלפי שקלים.

לכל תהליך ענה V/X על 4 שאלות. שאלה 1 - האם מתרחש 3+ פעמים בחודש? שאלה 2 - האם יותר מאדם אחד מבצע אותו או יבצע בעתיד הקרוב? שאלה 3 - האם יש עלות כספית, אובדן לקוח או נזק זמן אם הוא נכשל? שאלה 4 - האם זה הסבה בין אנשים או תהליך משימתי קריטי? אם 4 וי - חובת נוהל. אם 3 וי + 1 איקס (במיוחד החשובה) - שיקול דעת. אם 2 וי או פחות - לא צריך נוהל, סמן אחראי וזהו. המטריצה הזו זול לעבור עליה תוך 30 דקות על 30 תהליכים.

חנות עם 4 עובדות שהבעלים זיהתה 22 תהליכים שלדעתה צריכים נוהל. אחרי החלת חוקת ה-3+1 - רק 9 עברו את 3 התנאים יחד. עוד 2 עברו רק על ה-+1 (גמר חשבון עם ספק חדש, סיום שנה חשבונאית). 11 התהליכים שנפלו - דברים כמו ניקיון חלון ראווה (פעם בחודש, רק עובדת אחת, עלות כישלון אפס), הזמנת מתנת יום הולדת לעובדת (אירוע נדיר). הכלים שזיהינו ככאלה שלא צריכים נוהל הועברו לרשימה פשוטה של 'אחראי בלבד' בלי תיעוד מורכב. החיסכון בזמן - 15 שעות פחות כתיבה.

טעות 1 - לחשוב שכל פעולה שאתה עושה צריכה נוהל. אם אף פעם לא תאציל את זה לאף אחד וזה בסדר - לא צריך נוהל. אבל זה אומר שאתה תלוי בעצמך, וזה בעיה שונה לפתרון נפרד. טעות 2 - לוותר על נוהל לתהליך שמתרחש פעם בחודש 'כי הוא נדיר'. אם הוא יקר כישלון (תנאי 3) או הסבה (+1), נכתוב נוהל גם בתדירות נמוכה. טעות 3 - לכלול 'כדאי שיהיה לי' בקטגוריית חובה. אם אתה לא בטוח, החלט לא לכתוב - תמיד אפשר לכתוב מאוחר יותר. עדיף נוהל אחד שכתוב נכון מ-10 שאף אחד לא משתמש.

השבוע - העבר 15 תהליכים מהעסק שלך דרך 4 השאלות. שמור את המטריצה. רק מי שעבר את כל 3 התנאים נכנס לרשימת 'לכתוב נוהל'.