ביקורת ידע-בעלים-בלבד היא לא בדיקה תאורטית, אלא רישום מעשי של פעולות אמיתיות. השיטה - תקבל 12 שאלות אבחון. כל שאלה חושפת קטגוריה אחת של ידע שלרוב תקוע רק בראש הבעלים. אתה עונה בכתב, בקול רם, או מקליד. המטרה - לקבל רשימה כתובה של 20-50 פעולות שאתה היחיד שיודע לבצע בעסק. הרשימה הזו לא לתסכול - היא מפת דרכים. כל פעולה ברשימה היא או נוהל לכתיבה, או משימה להאצלה, או החלטה שמתקבעת כמדיניות. בלי הביקורת הזו, תכתוב נהלים על מה שקל ולא על מה שחשוב.

1 - על איזה מערכות רק אתה יודע את הסיסמא? 2 - איזה ספקים מתקשרים רק לטלפון שלך? 3 - איזה לקוחות גדולים יבקשו לדבר רק איתך אם תיעדר? 4 - אילו החלטות כספיות תמיד עוברות דרכך? 5 - איזה תהליכים תפעוליים אתה מבצע כל שבוע ולא העברת לאיש? 6 - מה אתה יודע על המתחרים שאף אחד בצוות לא יודע? 7 - אילו ניואנסים של תמחור רק אתה זוכר? 8 - אילו טריקים טכניים אתה משתמש בהם בלי שתעדת? 9 - מי הם הספקים החלופיים שאם הקבועים לא יענו, רק אתה תזכור? 10 - מה היחסים האישיים שלך עם לקוחות שאי אפשר להעביר? 11 - אילו תהליכים יצירתיים (מודעות, הצעות מחיר) אתה עושה רק לבד? 12 - מה ה-Tribal Knowledge - הסיפורים והלקחים שאתה זוכר ולא תיעדת?

נגרייה עם 6 עובדים שהבעלים עבר את הביקורת בשעה אחת. גילה 34 פעולות שרק הוא יודע. דירוג קריטיות - 8 פעולות באדום (פעולה שאם תיעדר שבוע, העסק עוצר), 14 בכתום (פעולה שעיכוב יומיים יוצר בעיה), 12 בירוק (פעולה שאפשר לחיות עם שבוע איחור). מתוך ה-8 האדומים - אישור הזמנה מספקים מעל 5,000 ₪, סקיצות מותאמות ללקוח, החלטה על הנחה גדולה, ועוד 5. אלה הפכו ל-8 הנהלים הראשונים בכתיבה. תוך 60 יום, 6 מתוך 8 כבר עברו לעובד או נכתבו כמדיניות. הבעלים יצא לחופשה ראשונה שלא שעבדה כמשבר ניהולי.

טעות 1 - לדלג על השאלות הלא נוחות. שאלות 9-12 בולטות במיוחד - הספקים החלופיים, היחסים האישיים עם לקוחות, ה-Tribal Knowledge. דוגמאות אלו חושפות עומק התלות שלך. לא לדלג - אלה הכי קריטיים. טעות 2 - לעשות את הביקורת בראש בלי לכתוב. הזיכרון בוגד. הביקורת חייבת להיות כתובה, רצוי ב-Google Doc משותף כדי לחזור אליה. טעות 3 - לעשות לבד. עוזרת ניהולית או שותף יכולים לשאול 'באמת רק אתה יודע?' ולגלות שאתה ענית 'אני' כברירת מחדל, גם כשעובדת אחת באמת יודעת חצי מהדבר. עין חיצונית מגלה זאת.