בלוק 1 - שורות 1-2 - כותרת ראשית ושורת תאריכי השבועות. שבוע 1 = השבוע הקרוב, שבוע 13 = בעוד 3 חודשים. בלוק 2 - שורות 3-10 - הכנסות מפורטות לפי לקוח או מקור הכנסה. שורה אחרונה - סך הכנסות. בלוק 3 - שורות 11-15 - הוצאות קבועות (שכירות, משכורות, ביטוחים, מנויים). בלוק 4 - שורות 16-20 - הוצאות משתנות (ספקים, חומרי גלם, שיווק). בלוק 5 - שורות 21-23 - מסים (מע״מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי). בלוק 6 - שורות 24-26 - סיכומים, יתרת פתיחה ויתרת סגירה.

שורת סך הכנסות = SUM של שורות הכנסה בעמודה. שורת סך הוצאות = SUM של הוצאות קבועות + משתנות + מסים. יתרת פתיחה שבוע N = יתרת סגירה שבוע N-1. יתרת סגירה = יתרת פתיחה + סך הכנסות - סך הוצאות. עיצוב מותנה ליתרת סגירה - אם הערך קטן מ-0 (אדום), בין 0 ל-10,000 ש״ח (צהוב), מעל 10,000 ש״ח (ירוק). שורה ראשונה של יתרת פתיחה (שבוע 1) - יד ידנית מהבנק, לא נוסחה. כל שאר היתרות חיות אוטומטית.

קליניקת פיזיותרפיה עם 3 מטפלות, 250 לקוחות פעילים. שורות הכנסה - לקוחות פרטיים (מזומן), חבילות מטופלים, ביטוחים פרטיים (תשלום ב-60 יום), קופות חולים (תשלום ב-90 יום), השלמות מטופלים. הוצאות קבועות - שכירות 18,000 ש״ח, משכורות 32,000 ש״ח, ביטוחים 1,200 ש״ח, חשבונות 1,800 ש״ח. הוצאות משתנות - ציוד וחומרים מתכלים 2,000 ש״ח, שיווק 1,500 ש״ח. מסים - מע״מ דו-חודשי, מקדמת מס. סה״כ 22 שורות, וכל יום שני מתעדכן.

מלכודת ראשונה - יותר מדי שורות. עסק קטן לא צריך 50 שורות, צריך 20-25. כל שורה נוספת היא עבודה שבועית. מלכודת שנייה - לערבב הוצאות קבועות ומשתנות בבלוק אחד. אז כשמשתמשים בקופון הוזלת קבועות, לא ברור איפה לחתוך. מלכודת שלישית - לא להפריד בין יתרת פתיחה ויתרת סגירה כשתי שורות נפרדות. אז מסתבכים בנוסחה ולא רואים את התנועה השבועית. מלכודת רביעית - לא להוסיף עמודה לחודש סך הכל. צריך עמודה 14 שמסכמת את כל החודש לפי בלוק - חוסך זמן רב.