קטגוריה 1 - לקוחות. כל מה ש-related ללקוחות. דפי לקוחות בודדים, פילוח לקוחות, תהליכי שירות, היסטוריית פגישות, החלטות לקוח מפתח. קטגוריה 2 - מוצרים ושירותים. מפרטי מוצרים, מחירונים, נהלי ייצור, ניהול מלאי, תעודות, שינויים בקטלוג. קטגוריה 3 - ספקים ושותפים. רשימת ספקים, היסטוריית חוזים, החלטות על ספקים, פגישות עם שותפים אסטרטגיים. קטגוריה 4 - צוות ותהליכים. תיקי עובדים, נהלי עבודה, אונבורדינג, רשימות תפקידים, נהלי גיוס, ערכים ותרבות. קטגוריה 5 - ניהול והחלטות. Decision Log, אסטרטגיה, תקציבים, מטרות רבעוניות, OKRs, KPIs. 5 קטגוריות בלבד כי מעבר ל-5 - אף אחד לא זוכר את המבנה.

תיוג מאפשר חיפוש רוחבי על פני הקטגוריות. כלל - 10-15 תגיות בלבד. מעל 20 - הופך לבלגן. דוגמאות לתגיות מוצלחות - #קריטי (לכל דף שאם נעלם משבר), #ב2026 (לדפים שעודכנו השנה), #טיוטה (לדפים שלא מוכנים סופית), #אבטחה (לסיסמאות, גישות), #חוזה (כל מה שיש לו חוזה משפטי), #ארכיון (דברים ישנים שלא נמחקים). דוגמאות לתגיות גרועות - #לקוחות (כבר יש קטגוריה - בזבוז), #חשוב (סובייקטיבי - הכל יראה חשוב), #2024 (תאריך ספציפי - יתיישן). תגית טובה היא קצרה, אובייקטיבית, ויעזרת חיפוש רוחבי. בעלים על תגית - שורה אחת על מסמך באמצע ב-Wiki שמגדיר את 10-15 התגיות והגדרתן.

חברה עם 11 עובדים שהקימה Wiki. עיצבנו ארכיטקטורה - 5 קטגוריות. בקטגוריית 'לקוחות' - 27 דפים (לקוחות גדולים, פילוח VIP, רשימת חתונות 2026). 'מוצרים ושירותים' - 18 דפים (קולקציות, מחירוני סיטונאי, נהלי הזמנה מותאמת אישית). 'ספקים' - 12 דפים (זהב, יהלומים, ארגזים, משלוחים). 'צוות' - 22 דפים (8 תיקי עובדים, נהלי עבודה, רשימות תפקידים). 'ניהול' - 9 דפים (יומן החלטות, יעדים רבעוניים, תקציב). 88 דפים סה״כ. מערכת תיוג - 12 תגיות פעילות. תוצאה - עובד חדש מוצא דף ב-30 שניות. עיון רוחבי על תגית #VIP מראה את כל הדפים מ-3 קטגוריות יחד.

טעות 1 - לבנות יותר מ-5 קטגוריות. בעלי עסק מוסיפים קטגוריה שישית 'פיננסים' או שביעית 'שיווק'. נשמע הגיוני, אבל יוצר עומס. פיננסים נכלל ב'ניהול והחלטות'. שיווק נכלל ב'מוצרים ושירותים'. שמור על 5 קטגוריות בכוונה. טעות 2 - לתת לדפים ליפול בין הקטגוריות. דף על 'תוכנית שיווק ללקוח גדול' - לקטגוריית לקוחות או מוצרים? תמיד בחר אחת ולא להעתיק. כפילות = ידע מיושן בקצב כפול. החלטה ראשונית - דפי 'תוכנית' שייכים ל'ניהול' תמיד. טעות 3 - לאסור על עצמך 'דפי דיון'. דף Wiki לא חייב להיות מסמך מוגמר. דפי דיון פתוחים, רשימות 'לטיפול בעתיד', וטיוטות - הם חלק טבעי מ-Wiki חי. תייג אותם #טיוטה.