כובע הוא אזור אחריות מוגדר עם תוצר מדיד. דוגמאות: כובע מכירות, כובע שיווק, כובע תפעול, כובע פיננסים. כל עסק זקוק לכל הכובעים האלה, גם של אדם אחד. תפקיד הוא איש ספציפי שחובש 1-5 כובעים. יוסי הוא מנכ״ל - זה תפקיד. הוא חובש כובע מכירות, כובע פיננסים, וכובע אסטרטגיה. כשיוסי יוצא לחופשה, הכובעים נשארים בעסק - מישהו אחר חייב לחבוש אותם. כשהכובעים מוגדרים, אפשר להעביר אותם. כשהם מעורבבים עם 'מה יוסי עושה', אי אפשר.

1) גיוס נכון - כשיש לך כובע מוגדר, אתה יודע איזה אדם לגייס. בלי כובע, אתה מגייס 'מישהו שיעזור'. 2) האצלה אמיתית - אתה מעביר כובע (פונקציה), לא 'משימה'. הכובע כולל אחריות, KPI, וסמכויות. 3) הערכת ביצועים - אתה מודד אדם לפי הכובעים שהוא חובש, לא לפי 'איך הוא נראה'. 4) המשכיות - אם עובד עוזב, הכובע עובר לעובד אחר. הידע לא נעלם. 5) שיחת חופשה - אתה יודע איזה כובעים יישארו ללא לבוש, ומי יחבוש אותם זמנית.

בעל מוסך עם 4 עובדים אמר 'יש לי בעיה עם רונן'. כשפירקנו, התברר שרונן חובש 4 כובעים בו זמנית: כובע טכני (תיקון רכבים), כובע שירות לקוח (קבלת רכבים), כובע מלאי (הזמנת חלקים), וכובע גביה (תשלום בסוף תיקון). הוא היה מצוין בכובע הטכני וגרוע ב-3 האחרים. הפתרון לא היה לפטר את רונן - היה להוריד ממנו 3 כובעים. כובע מלאי עבר למזכירה. כובע גביה עבר לבעלים. כובע שירות לקוח עבר לעובד צעיר חדש. רונן נשאר במוסך, כובע אחד בלבד, ביצועיו עלו ב-40%.

1) לכתוב תיאור תפקיד שהוא רשימת משימות במקום הגדרת כובעים - 'יוסי יענה לטלפון, יסדר את המשרד, יכין דוחות'. במקום זה - 'יוסי חובש כובע ניהול משרד עם 5 KPI'. 2) להגיד 'תפטר את העובד, הוא לא בסדר' לפני שבדקת אילו כובעים הוא חובש - לעיתים העובד מתאים לאחד וגרוע באחרים. 3) לחפש את 'איש האשכולות' שיעשה הכל - הוא לא קיים. עדיף 2 אנשים, כל אחד עם 2-3 כובעים מותאמים.