למה רוב הנהלים נכשלים - 4 הסיבות שמלסטטות תיעוד בעסקים קטנים

רוב בעלי העסקים הגיעו אלינו אחרי שכבר ניסו לכתוב נהלים פעם או שתיים, נכוו, והגיעו למסקנה שזה לא מתאים לעסק קטן. האמת אחרת - הנהלים נכשלו בגלל 4 סיבות מאוד ספציפיות שחוזרות בכל עסק. סיבה ראשונה - נכתב יותר מדי, אף אחד לא קרא. סיבה שנייה - אין בעלים על הנוהל, אז כשהמציאות השתנתה הוא נשאר מיושן. סיבה שלישית - אין אכיפה, הצוות חוזר להרגלים הישנים תוך שבוע. סיבה רביעית - הנוהל נכתב על ידי האדם הלא נכון - לרוב הבעלים, שלא מבצע את התהליך באמת. השיעור הזה מציג את 4 הסיבות ועוזר לזהות איזה מהן הרגה את הנהלים הקיימים שלך - כדי לא לחזור על אותה טעות.

סיבה 1 - מסמך ארוך מדי. עמודים של פרטים, סייגים ותרחישי קצה. עובד שצריך לעבוד עכשיו לא יקרא 4 עמודים. סיבה 2 - אין בעלים. הנוהל נכתב פעם אחת ונשאר ב-Drive בלי שמישהו עונה על השאלה 'מתי עדכנו אותו אחרון'. סיבה 3 - אין אכיפה. כותבים נוהל, שולחים בקבוצה, ולאחר שבועיים כל אחד חוזר לעבוד כמו קודם. סיבה 4 - נכתב על ידי האדם הלא נכון. רוב הנהלים נכתבים על ידי הבעלים שכבר שכח את ה-20 דקויות שעובד מבצע יום-יום. התוצאה היא נוהל תיאורטי, לא פרקטי.

פתח את הנוהל הקיים שלך וענה 4 שאלות. 1 - האם הוא ארוך מ-2 עמודים? אם כן, סיבה 1. 2 - האם אתה יודע מי בעלים עליו ומתי עדכנו אותו אחרון? אם לא, סיבה 2. 3 - האם יש מנגנון שבודק שמיישמים אותו? אם לא, סיבה 3. 4 - האם מי שכתב את הנוהל הוא מי שמבצע אותו יום-יום? אם לא, סיבה 4. רוב הנהלים שאנחנו רואים נופלים על 3 מתוך 4 הסיבות במקביל. זאת לא תקלה בודדת, זאת שיטת עבודה שבורה. הקורס הזה מטפל בכל 4 הסיבות.

מוסך עם 7 עובדים שהבעלים פנה אלינו אחרי שלוש שנות תסכול. בקובץ Drive היו 18 נהלים שכתב במשך שנתיים. לאחר אבחון - 14 מתוך 18 היו ארוכים יותר מ-3 עמודים (סיבה 1). על אף אחד מהם לא היה רשום בעלים (סיבה 2). אף עובד לא קיבל הדרכה רשמית עליהם (סיבה 3). 16 מתוך 18 נכתבו על ידי הבעלים, לא על ידי מי שמבצע (סיבה 4). תוך 90 יום הקטנו ל-9 נהלים פעילים בלבד, כל אחד עמוד אחד, כל אחד עם בעלים, כל אחד עם הדרכה ראשונית. הבעלים החזיר 6 שעות בשבוע.

טעות 1 - לחשוב שהפעם יהיה אחרת בלי לשנות שיטה. אם נכשלת פעמיים באותה דרך, הסיכוי שזה יעבוד בפעם השלישית בלי שינוי שיטה הוא אפס. טעות 2 - להתחיל מכתיבה לפני שמחליטים מי בעלים. נוהל בלי בעלים מיועד למיתה מהרגע הראשון. טעות 3 - לכתוב הכל בבת אחת. ניסיון השטח מראה שעדיף 3 נהלים חיים מאשר 30 מסמכים מתים. הקורס הזה בנוי באיטרציות קצרות בכוונה - לא לבזבז שבועות על תיעוד שלא יישומי.

השבוע - פתח 5 נהלים קיימים. ליד כל אחד כתוב איזו מ-4 הסיבות הרגה אותו (יכולות להיות כמה). שמור את הרשימה - נחזור אליה בשיעורים הבאים.