קריטריון 1 - ויזואלי או לוגי? אם התהליך כולל לחיצות במסך, ניווט במערכת, סדר פעולות במחשב - וידאו מנצח. אם זה החלטות לוגיות (אם הלקוח אומר X, ענה Y) - טקסט מנצח. קריטריון 2 - מהירות עדכון. נוהל שמתעדכן כל חודש - טקסט עדיף, מהיר לעריכה. נוהל יציב לחצי שנה - וידאו עובד. קריטריון 3 - אורך התהליך. תהליך של 2-5 דקות בביצוע אמיתי - וידאו מצוין. תהליך של 30 דקות - בכלל לא להקליט וידאו אחד, לפרק. קריטריון 4 - חיפוש. אם עובד יצטרך לחזור לקטע ספציפי - טקסט עדיף (אפשר לחפש). וידאו מקשה על חיפוש. קריטריון 5 - מספר תרחישים. אם יש 5+ תרחישים שונים - טקסט עם טבלה עדיף. וידאו לתרחיש אחד.

הפורמט החזק ביותר ברוב המקרים הוא היברידי - מסמך טקסט קצר (5 הסעיפים של Plan B) עם 1-2 קישורי וידאו של 2-3 דקות לחלקים הוויזואליים. דוגמה - SOP אונבורדינג לקוח ב-CRM. הטקסט כתוב ב-5 סעיפים. בשלב 'רשום את הלקוח ב-CRM' מוטמע קישור Loom של 90 שניות שמראה איפה ללחוץ, איזה שדות חובה, איך לסמן מקור. בלי הוידאו, עובד חדש יבזבז 15 דקות לזהות את השדות. עם הוידאו, הוא מבין תוך דקה וחצי. ההיברידי מאפשר לקבל את הטוב משני העולמות - מהירות עריכה של טקסט עם בהירות ויזואלית של וידאו.

חברה עם 12 עובדים שעברה את ההחלטה על 14 נהלים. סיווג לפי 5 קריטריונים - 4 נהלים טקסט בלבד (מדיניות החזרות, מדיניות הנחות, החלטות תמחור, נוהל תלונה). 3 נהלים וידאו בלבד (הקלטת סטוריס למוצר חדש, סטיילינג תמונת מוצר, ניהול חנות Shopify). 7 נהלים היברידיים (אונבורדינג לקוח חדש, עיבוד הזמנה, תיוג מוצר במחסן, סגירת קופה, פתיחת חנות, אינטגרציה עם משלוחים, ניהול מלאי). חלוקה כזו מקטינה ב-50% את זמן הצריכה של הנהלים על ידי הצוות - כל פורמט מותאם למשימה. הזמן הממוצע ללמוד נוהל ירד מ-22 דקות ל-9 דקות.

טעות 1 - לבחור וידאו כי 'יותר מודרני'. וידאו לתהליך לוגי הוא 5 דקות שעובד יצטרך לראות שוב ושוב לחפש את הנקודה. טקסט באותה משימה - 30 שניות קריאה. טעות 2 - לבחור טקסט כי 'יותר מקצועי'. תהליך ויזואלי בטקסט בלבד דורש 4 עמודים של הסבר במקום 2 דקות וידאו. העובד יוותר ויפנה לבעלים. טעות 3 - להקליט וידאו ארוך מ-5 דקות. וידאו מעל 5 דקות אף אחד לא רואה עד הסוף. אם תהליך באמת ארוך - פצל ל-3 וידאו של 2-3 דקות. עדיף 3 קצרים מ-1 ארוך.