בחר את הנוהל הראשון. תיעדפת בשיעור 5 - 10 נהלים ברבע 1. בחר את הראשון לפי 3 שאלות - א) האם זה תהליך שאתה ביצעת בעצמך בשבוע האחרון? אם כן, יותר קל לכתוב. ב) האם יש לחץ אמיתי (עובד חדש, חופשה קרובה)? אם כן, בחר אותו. ג) האם אתה יודע את 5-7 השלבים בו? אם כן, מצוין. אם בחרת תהליך שלא ביצעת חודש - תתקשה לכתוב. עדיף לבחור משהו טרי. פתח Google Doc חדש, העתק את התבנית מהשיעור הקודם, ותן לקובץ שם ברור - 'SOP - שם הנוהל - גרסה 1'.

דקה 1 - מטרה. כתוב משפט אחד שעונה 'למה הנוהל קיים'. דקות 2-4 - קלט. רשום 3-5 דברים שצריכים להיות מוכנים לפני התחלה. דקות 5-16 - שלבים. כתוב 5-7 שלבים ממוספרים בפעלים בציווי. עצור אחרי כל שלב ושאל 'האם עובד חדש יבצע את זה?'. אם לא - פרק את השלב לשני שלבים. דקות 17-19 - פלט. רשום 2-3 סימנים שמראים שגמרת ושזה הצליח. דקות 20-24 - שגיאות. רשום 2-3 תרחישים שעלולים להשתבש (לא ענה, חסר מידע, מערכת קרסה) ומה לעשות בכל אחד. דקה 25 - שמירה ב-Drive בתיקייה 'נהלים פעילים'.

יועץ עסקי שעבר את התרגול חי. בחר נוהל פולואפ אחרי שיחת מכירה ראשונית. תוצר אחרי 25 דקות - מטרה: 'להבטיח שכל ליד שעבר שיחה ראשונית מקבל מענה תוך 48 שעות ולא נופל בין הכיסאות'. קלט: רשומה ב-CRM, תבנית מייל פולואפ, יומן זמינות. שלבים: 1) רשום ב-CRM סיכום שיחה תוך 4 שעות. 2) שלח מייל פולואפ עם תקציר תוך 24 שעות. 3) הצע 2 חלונות זמן לפגישת המשך. 4) אם לא ענה תוך 72 שעות, שלח וואטסאפ עם משפט קצר. 5) סגור או דחה ליד ב-CRM. פלט: רשומה ב-CRM מעודכנת + מייל פולואפ נשלח. שגיאות: א) הליד לא עונה אחרי 2 פולואפים - העבר לרשימת חימום. ב) הליד ביקש פגישה אחרי 30 יום - דחה ב-CRM עם תזכורת. ג) הליד מבקש מחיר במייל - שלח טווח ולא מספר ספציפי.

טעות 1 - להיתקע על המטרה. בעלי עסקים בולים 10 דקות על משפט המטרה כי הם רוצים שיהיה מושלם. תכתוב מטרה גסה ב-30 שניות וקדם. מטרה תיכתב לבד תוך כדי כתיבת השלבים - תחזור אליה בסוף. טעות 2 - לכתוב 10 שלבים במקום 5. אם יש לך מעל 7 שלבים - יש 2 אופציות. או שאתה מערבב 2 תהליכים (פצל ל-2 נהלים). או שיש לך תת-שלבים שאפשר לאחד (שלב 'התקשר ללקוח' לא צריך תת-שלב 'חפש מספר'). 5-7 שלבים הוא הטווח הנכון. טעות 3 - לדלג על שגיאות. סעיף 5 חשוב בדיוק כמו השלבים. בלי שגיאות, ברגע שמשהו לא ילך לפי התסריט, העובד פונה אליך. השקע 5 דקות אמיתיות בסעיף 5.