ציר אנכי - השפעה: כמה זמן/כסף/לקוחות חוזרים לעסק בעקבות הנוהל. רבע עליון = השפעה גבוהה. ציר אופקי - לחץ: כמה דחוף לפתור עכשיו (יש משבר/אירוע קרוב). רבע ימני = לחץ גבוה. רבע 1 (ימני-עליון) - השפעה גבוהה ולחץ גבוה. כאן מתחילים. דוגמה - נוהל אונבורדינג עובד חדש כשמתחיל עובד בעוד שבוע. רבע 2 (שמאלי-עליון) - השפעה גבוהה ולחץ נמוך. אחרי. דוגמה - נוהל גיוס שיעבוד גם בעוד 3 חודשים. רבע 3 (ימני-תחתון) - השפעה נמוכה ולחץ גבוה. לעשות מהר אבל לא להשקיע יותר מדי. רבע 4 (שמאלי-תחתון) - שניהם נמוכים. לא לעשות בכלל.

לכל פעולה מהביקורת ענה 2 שאלות. שאלה 1 (השפעה) - אם הנוהל הזה יעבוד מצוין, כמה שעות שבועיות / שקלים חודשיים / לקוחות חוזרים יחזרו לעסק? אם 5+ שעות בשבוע או 5,000+ ₪ בחודש - השפעה גבוהה. אחרת - השפעה נמוכה. שאלה 2 (לחץ) - האם יש אירוע ב-30 הימים הקרובים שדורש שהנוהל יהיה מוכן? עובד חדש, חופשה שלך, ספק שעוזב, לקוח גדול חדש? אם כן - לחץ גבוה. אחרת - לחץ נמוך. הסיווג לוקח 2 דקות לפעולה. אחרי 30 דקות תהיה לך רשימה מסודרת לפי רבעים, ותדע במדוייק במה להתחיל.

חברה עם 8 נהגים שהבעלים הגיע עם 28 פעולות תקועות מהביקורת. סיווג לפי המטריצה - 6 ברבע 1 (אונבורדינג נהג חדש, החלטת מסלול חלופי בעת תקלה, גמר חשבון יומי, החזרת לקוח מתלונן, אישור הוצאת רכב לתיקון, החתמת לקוח חדש על תנאים). 9 ברבע 2 (אונבורדינג לקוח עסקי גדול, נוהל ביטוחים, נוהל החלפת רכב מסונן, ועוד). 8 ברבע 3 (משימות נדירות עם לחץ נקודתי). 5 ברבע 4 - בוטלו לחלוטין. תוך 30 יום נכתבו 6 הנהלים של רבע 1. החיסכון של הבעלים - 11 שעות שבועיות, ושיחות ב-22:00 ירדו ב-80%.

טעות 1 - להתחיל מהקל. בעלי עסקים נוטים לכתוב נוהל לתהליך פשוט שיודעים איך לעשות, במקום הקריטי. נראה כמו התקדמות, בפועל לא משנה דבר. תמיד התחל מרבע 1, גם אם הוא הכי מורכב. טעות 2 - לכתוב יותר מ-3 נהלים במקביל. תיעדוף ללא ביצוע סדרתי הופך לרשימת משאלות. עדיף לסיים נוהל אחד בשבוע מאשר להתחיל 5 ולא לסיים אף אחד. טעות 3 - לדלג על שלב בחירת בעלים. כל נוהל ברבע 1 חייב בעלים אחד לפני שמתחילים לכתוב. בעלים = מי אחראי על כתיבה ראשונית, על עדכון רבעוני, ועל הדרכת הצוות עליו. בלי בעלים, הנוהל גם לא יתחיל.