טעות 1 - פרפקציוניזם. הסימן - עברו 14 יום ועוד לא כתבת את הטיוטה הראשונה. הפתרון - 30 דקות, גרסה 1, גם אם 'לא מושלם'. טעות 2 - חוסר בעלים. הסימן - שאלת מי אחראי על הנוהל ואין תשובה ברורה. הפתרון - לכל נוהל בעלים אחד (לא הבעלים של העסק). טעות 3 - נכתב על ידי האדם הלא נכון. הסימן - הנוהל קצר ובהיר אבל לא מדויק במציאות. הפתרון - מי שמבצע את התהליך הוא הכותב, בעלים מעדכן. טעות 4 - ללא שימוש. הסימן - הנוהל ב-Drive, אבל הצוות עובד לפי הרגלים ישנים. הפתרון - הדרכת 15 דקות + אכיפה משולבת. טעות 5 - ללא בקרה. הסימן - הנוהל קיים שנה ולא בדקת אם משתמשים בו. הפתרון - ריענון רבעוני של 30 דקות.

מדי 90 יום, ענה כן/לא על 10 שאלות. 1) האם יש לפחות 8 נהלים פעילים בעסק? 2) האם כולם בעמוד אחד עם 5 הסעיפים? 3) האם לכל נוהל יש בעלים שאינו הבעלים של העסק? 4) האם לכולם יש 3 שדות מטא בכותרת (גרסה, תאריך, בעלים)? 5) האם לכל נוהל חדש הייתה פגישת הדרכה של 15 דקות? 6) האם 3-5 נהלים קריטיים נמצאים תחת אכיפה משולבת (אודיט, KPI, בעלות)? 7) האם הקצב השבועי-חודשי-רבעוני פעיל? 8) האם נכתב לפחות נוהל חדש אחד ברבעון האחרון? 9) האם 1-2 נהלים ישנים עברו ארכוב? 10) האם הצוות מצביע על נוהל ספציפי כ'הציל' אותם בשבוע האחרון?

עסק לוגיסטיקה עם 22 עובדים שהתחיל את הקורס בלי אף נוהל פעיל. אחרי שנה - 31 נהלים פעילים (24 SOPs, 7 צ׳קליסטים), 12 מתוכם תחת אכיפה משולבת. הבעלים מקדיש 30 דקות לרבעון לסקירה. הצוות מבצע 96% מהפעולות לפי הנוהל. הבעלים יצא 3 פעמים לחופשה של 10+ ימים בשנה - העסק עבד בלעדיו. שעות העבודה השבועיות של הבעלים ירדו מ-65 ל-48. ערך החברה למכירה גדל - בזכות תיעוד מסודר, רוכש פוטנציאלי הציע 18 חודשי רווח במקום 8 שראינו עסקים דומים בלי תיעוד. ההחזר על הזמן שהושקע - מעל פי 10.

המלצה 1 - אל תיתקע על השלמות של הנוהל הראשון. אם תחכה ל'מושלם', לא תגיע. גרסה 1 גסה תוך 30 דקות מנצחת גרסה 'מושלמת' שנכתבת לעולם. המלצה 2 - בחר נוהל אחד קריטי השבוע ובנה עליו את המערכת המלאה. עדיף נוהל אחד שעבר את כל 16 השיעורים מאשר 10 נהלים חצי-עשויים. אחרי שמערכת אחת עובדת, מדבקים את השאר. המלצה 3 - חזור לקורס בעוד 90 יום. תקרא את ה-15 השיעורים שוב עם הניסיון של רבעון. תזהה דברים שלא ראית בקריאה ראשונה. נהלים הם מערכת שמתבגרת - גם הידע שלך עליהם.