מנגנון 1 - אודיט. בדיקת מדגם שבועית או חודשית של 5-10 מקרים שהנוהל היה צריך לחול עליהם. דוגמה - בנוהל אונבורדינג לקוח, אחת לחודש בודקים 10 לקוחות חדשים האם עברו את 5 השלבים. מנגנון 2 - KPI מקושר. מדד נמדד שמתחבר ישירות ליישום הנוהל. דוגמה - מדד 'אחוז לקוחות חדשים שעברו אונבורדינג מלא' צריך להיות 95%+. אם יורד - אזעקה. מנגנון 3 - בעלות. אדם אחד בצוות (לא הבעלים) אחראי שהנוהל יישם. דוגמה - רכזת השירות אחראית על נוהל האונבורדינג, היא הראשונה שתרגיש אם משהו לא בסדר.

המנגנונים לא חליפיים - הם משלימים. הבעלים מסתכל על המנהל הוא רואה את ה-KPI. אם המספר מתחת לטרגט, הוא מבקש מהאחראי (בעלות) לבצע אודיט מהיר. האחראי בודק 5 מקרים אחרונים, מזהה את הסיבה (נוהל לא ברור, עובד חדש לא חופף, מערכת קרסה), ומדווח. הבעלים מקבל החלטה - לעדכן נוהל / להחפיף עובד / לתקן מערכת. כל המעגל נסגר תוך שבוע ללא שהבעלים צריך 'לבדוק' באופן יזום. ה-KPI הוא טריגר, האודיט הוא בדיקה, הבעלות היא ביצוע. בלי אחד מהשלושה - המערכת לא נסגרת.

חנות עם 5 עובדים שהקימה אכיפה על נוהל סגירת קופה. מנגנון 1 - אודיט שבועי. כל יום ראשון, מנהל החנות בודק 5 דוחות סגירה מהשבוע הקודם. סופר חריגות בכל אחד מ-5 הסעיפים. מנגנון 2 - KPI. 'אחוז סגירות קופה עם 0 חריגות' צריך להיות 95%+. נמדד שבועית. מנגנון 3 - בעלות. מנהל החנות בעלים על הנוהל - גם כותב את הגרסאות, גם מבצע את האודיט. תוצאה אחרי 90 יום - ה-KPI עלה מ-72% ל-96%. בעלות החנות לא נכנס למיקרו-ניהול אפילו פעם אחת. שבועיים ראשונים היו 4 חריגות, השאר טופל באודיט השוטף. הזמן של בעלת החנות חזר אליה.

טעות 1 - לבחור רק מנגנון אחד. בעלי עסק מאמינים ש-KPI לבד יספיק. אבל בלי בעלות, אין מי שיגיב למספר. בלי אודיט, ה-KPI לא מדויק. שלושת המנגנונים חייבים לעבוד יחד. טעות 2 - להפוך את הבעלים ל-Owner של כל הנהלים. אם הבעלים אחראי על 10 נהלים - הוא לא יבצע אודיט באף אחד. כל נוהל חייב בעלים שאינו הבעלים. טעות 3 - אכיפה אגרסיבית מדי. מטרת האכיפה היא לתפוס דעיכה מוקדמת, לא להעניש עובדים. אם עובד נכשל בנוהל - 80% מהפעמים זה בגלל שהנוהל לא ברור, לא בגלל שהעובד מסרב. הצעד הראשון תמיד לעדכן נוהל, לא להעניש.