חלק 1 - הבעיה (3 דקות). 'אני רוצה לדבר על תהליך X. בשבועיים האחרונים קרו 3 דברים - א, ב, ג. אני יודע שלפעמים זה לא ברור איך לטפל, וזה גורם לבעיה ל-Y ולחיכוך עם Z'. חלק 2 - ההצגה (8 דקות). 'בניתי נוהל קצר שיפתור את זה'. פתח את הנוהל במסך משותף. עבור על 5 הסעיפים. אל תקרא מילה במילה - הראה את המבנה. הדגם תרחיש אחד אמיתי. ענה על שאלות תוך כדי. חלק 3 - הסכמה (4 דקות). 'הנוהל הזה מתחיל ביום שני. בשבוע הראשון אני מצפה שתסמנו כל פעם שמשהו לא ברור. ביום שני שאחרי נחזור ונעדכן. שאלות?'.

כלל 1 - לא לקרוא את הנוהל בקול. הצוות יודע לקרוא, זה הופך את הפגישה למשעממת. הראה ויזואלית את המבנה ועצור על נקודות קריטיות. כלל 2 - תרחיש אמיתי. הדגם איך הנוהל עובד על מקרה שקרה השבוע ולא היפותטי. אמיתות חיה מחזקת אמינות. כלל 3 - שאל פעמיים 'יש שאלות'. פעם ראשונה אחרי החלק השני, פעם שנייה לפני סיום. כלל 4 - השאר זמן להתנגדויות. אם עובד אומר 'זה לא יעבוד כי...', אל תהתנגד מיד. רשום את ההתנגדות, וענה 'נראה בשבוע הניסיון אם זה אכן בעיה'. כלל 5 - סיים בהתחייבות. כל עובד יוצא יודע מתי הנוהל נכנס לתוקף ומה מצופה ממנו.

מסעדה עם 9 עובדים שהבעלים העביר הדרכה על 3 נהלים חדשים בפגישה של 45 דקות (15 דקות לכל אחד). נוהל 1 - קבלת לקוח חדש בכניסה. נוהל 2 - טיפול בתלונה על מנה. נוהל 3 - סגירת קופה בסוף יום. הסקריפט שהובא לפועל בדיוק כפי שהוצג. תוצאה - 2 התנגדויות עלו (אחת על תזמון נוהל הקבלה, אחת על מי אחראי לטיפול בתלונה). שתיהן טופלו בשבוע הניסיון. אחרי שבועיים, 3 הנהלים מיושמים על ידי הצוות מבלי שהבעלים צריך להזכיר. השווי - 6 שעות שבועיות חוסכות לבעלים.

טעות 1 - לדלג על הפגישה ולשלוח רק קישור. 'תקראו את הנוהל בלינק' לא עובד. רק 30% מהצוות יקרא, ופחות מ-15% יישם. הפגישה הקצרה היא המעבר בין מסמך לפעולה. טעות 2 - להדריך 5+ נהלים בפגישה. הצוות נחסם אחרי 30 דקות. עדיף 3 פגישות של 15 דקות מאשר אחת של 75 דקות. טעות 3 - להגן על הנוהל מול התנגדויות. אם עובד אומר 'זה לא יעבוד', התשובה היא 'נראה בשבוע ניסיון', לא 'אתה לא מבין'. עובד שדעתו נדחתה - לא יישם. עובד שדעתו נשמעה ונבדקה - גם אם בסוף הנוהל נשאר כפי שהוא, ירגיש שותף.