Google Docs - חינמי, כולם מכירים, יוצא לעבודה מיידית. חיסרון - מתפזר עם הזמן ב-Drive, אין הירארכיה ברורה, וקריאת הנהלים לא נמדדת. Notion - חינמי עד 10 משתמשים, מבנה היררכי של Workspace > Page > Sub-page, יפה ויזואלית, תומך בעברית RTL חלקית. חיסרון - דורש שעתיים ללמוד, ועובדים מבוגרים פחות אוהבים. Trainual - מהפלטפורמה המובילה בעולם לנהלי SMB, מותאם לסיים קורסי הכשרה, מודד מי קרא מה, מותאם לתעודות. חיסרון - 200-500 דולר לחודש, הכל באנגלית. ברירת המחדל המומלצת לעסק ישראלי קטן עד 10 עובדים - Notion.

רמה 1 - Workspace בשם 'נהלים - שם העסק'. רמה 2 - 5 קטגוריות ראשיות: 1) לקוחות (אונבורדינג, שירות, תלונות). 2) מכירות (פולואפ, סגירה, הצעות מחיר). 3) תפעול (פתיחה/סגירה, מלאי, ספקים). 4) צוות (גיוס, אונבורדינג עובד, סיום עבודה). 5) פיננסים (גבייה, ספקים, רואה חשבון). רמה 3 - תת-קטגוריה לפי תהליך ספציפי. רמה 4 - העמוד עצמו עם 5 הסעיפים של Plan B. בנוסף - עמוד אחד 'אינדקס' עם רשימת כל הנהלים, הבעלים שלהם, תאריך עדכון אחרון, וקישור. אינדקס מרכזי הוא קריטי, בלעדיו ספרייה מתפזרת.

משרד עם 6 עובדים שהמליצו לו Trainual כי 'זה מקצועי'. עברנו תהליך השוואה - לפי 3 השאלות, Notion התאים יותר. הסיבה - הצוות ישראלי דובר עברית בעיקר, פחות מ-10 משתמשים (3 עו״ד + 2 מתמחות + 1 רכזת), והשימוש בנהלים יהיה יומיומי לא קורסי הכשרה. הוקם Workspace ב-Notion עם המבנה של 4 רמות. תוך 30 יום - 22 נהלים פעילים, אינדקס מרכזי, וכל עובד שיודע איפה למצוא כל נוהל ב-30 שניות. החיסכון מול Trainual - 18,000 ₪ לשנה. החיסכון מול Google Docs - 4 שעות שבועיות של חיפוש.

טעות 1 - לקחת Trainual כי 'הוא הכי טוב'. הוא מוצר טוב אבל יקר וכולו אנגלית. עסק ישראלי קטן יקבל יותר ערך מ-Notion חינמי בעברית. מערכת בלי שימוש שווה אפס, גם אם היא 'הכי טובה'. טעות 2 - להישאר ב-Google Drive מעבר ל-15 נהלים. מעל 15 - Drive הופך לכאוס. ההפסד של שעה לחפש נוהל הוא יקר יותר מהלימוד של Notion. הסף המעשי - מעל 10 נהלים עוברים. טעות 3 - לא להגדיר אינדקס מרכזי. גם בפלטפורמה הכי טובה, בלי עמוד אחד מסכם עם רשימת כל הנהלים והקישורים שלהם, אנשים יבזבזו זמן בניווט. אינדקס תמיד, גם בעלות 30 דקות פעם בחודש לעדכן.