1 - מחזור יומי. סך מכירות של היום (לפני מע״מ). השאלה - האם זה מעל או מתחת לממוצע 30 הימים האחרונים. 2 - יחס המרה. מספר עסקאות חלקי מספר נכנסים. השאלה - האם תנועה הייתה תקינה אבל המרה נמוכה (בעיית מכירה), או תנועה נמוכה והמרה תקינה (בעיית שיווק). 3 - ATV. מחזור חלקי עסקאות. השאלה - האם הלקוחות קונים פחות מהממוצע (בעיית merchandising או cross-sell). 4 - מספר עסקאות. כמות לקוחות שיצאו עם קנייה. השאלה - האם זה תואם את תנועת הרגלים שצפינו.

Google Sheet פשוט עם 7 עמודות - תאריך, מחזור, נכנסים, עסקאות, ATV (מחושב), המרה (מחושבת), הערה. שורה לכל יום. עדכון - בכל ערב סגירה. דקה אחת. בכל יום שני בבוקר - סקירת השבוע (8 דקות). השוואה לשבועיים האחרונים. אם יש מספר חורג ב-20% - הערה לבדיקה. כל ראשון לחודש - סקירת חודש (15 דקות). השוואה לחודש קודם וחודש לפני שנה. שמירה של 24 חודשים אחורה לזיהוי מגמות עונתיות. אם אין מערכת counter לנכנסים - אומדן או רכישת מצלמה (500-1,200 ש״ח).

חנות עם 2 עובדים. הבעלים בדק רק מחזור חודשי. ראינו לוח KPI יומי 60 יום אחורה. גילינו - יחס המרה ירד בהדרגה מ-32% ל-24% במהלך 8 שבועות, אבל המחזור החודשי נשאר יציב כי תנועה גדלה. כלומר העסק נראה 'תקין' אבל הדגרדציה הייתה ברורה ב-KPI. ניתוח עומק - אחת מהעובדות שינתה גישה (הפחתה במאמץ אקטיבי). שיחת תיקון + הדרכת שירות חוזרת. תוך 4 שבועות יחס המרה חזר ל-31%. בלי ה-KPI היומי הירידה הייתה מתגלה רק כשמחזור היה יורד - והפסד היה 60,000 ש״ח לפני התיקון.

טעות 1 - לעקוב על 15 KPIs. יותר מ-4-5 KPIs יומיים = לא נסקרים בפועל. עדיף 4 מספרים יומית מ-15 שלא נסקרים. טעות 2 - לעדכן רק כשמרגישים מצב חירום. הלוח חי על עקביות. עדכון יומי הופך לאוטומטי תוך שבועיים. ויתור על יום אחד = ויתור על השבוע. טעות 3 - לא לכתוב הערות. מספר בלי הקשר חסר משמעות. 'אתמול -25% מהממוצע' - למה? יום גשם? מבצע במתחרה? חופשת עובדת? הערה היא הזיכרון הארגוני.