Scope Creep הוא תוספות קטנות שמצטברות לתוספת גדולה. הלקוח מבקש שינוי קטן, PM מסכים כי 'זה רק עוד 2 שעות', ובסוף הפרויקט הוא מגלה שהיו 30 שינויים של 2 שעות = 60 שעות = 30% עלייה. הסיבות: 1) לקוח לא מבין שהבקשה משפיעה על הלוז. 2) PM לא רוצה להגיד 'לא' כדי לשמור על יחסים. 3) אין תהליך פורמלי שמכריח את הדיון להתקיים. הפתרון לא 'לא לכל בקשה' - הוא 'כל בקשה דרך התהליך'. 60% מהבקשות בסוף לא נכנסות לפרויקט אחרי שהלקוח רואה את העלות.

צעד 1 - תיעוד. הלקוח שולח בקשה במייל / טופס מובנה: 'מבקש שינוי X. סיבה: Y'. אסור שינויים בעל פה. צעד 2 - הערכת השפעה. PM יחזיר תוך 48 שעות: 'השינוי דורש 12 שעות עבודה נוספות = 4,800 ₪. הלוז של הפרויקט יידחה ב-5 ימים. אם תתקבל הבקשה, יש שינוי גם בתאריך ההשקה'. צעד 3 - אישור בכתב. הלקוח מאשר במייל את התוספת לתקציב והלוז, או דוחה. רק אחרי אישור בכתב - השינוי נכנס. בלי אישור - השינוי לא נכנס, נקודה. התהליך הזה לוקח ימים מספר, אבל חוסך מאות שעות של עבודה לא מתוגמלת.

יצרן מזון חתם על פיתוח אתר eCommerce ב-85,000 ₪. בשבוע 4, הבעלים ביקש: 'אפשר להוסיף גם מערכת ניהול לקוחות פנימית?'. PM יישם תהליך Change Request: שלח הערכה - 'דורש 40 שעות נוספות = 24,000 ₪, ומאריך לוח זמנים ב-2 שבועות'. הבעלים שקל ובחר להכניס רק חצי מהפונקציונליות (משלם 12,000 ₪, מוסיף שבוע). שינוי 2 בשבוע 6: 'נוסיף שילוב עם מערכת תשלום נוספת?'. הערכה - 8 שעות / 4,000 ₪. הבעלים אישר. סה'כ פרויקט - 101,000 ₪ במקום 85,000, באישור מלא, בלי הפתעות. בלי תהליך, היה משלם את 85,000 וגם מצפה לכל התוספות בחינם.

1) להסכים לשינויים קטנים בעל פה כדי 'לשמור על אווירה טובה'. תוצאה - הלקוח לומד שאפשר לבקש בלי לשלם, ומבקש יותר. אווירה טובה זמנית, יחסים הרוסים בסוף. 2) להגיד 'לא' לכל בקשה. תוצאה - לקוח מרגיש שאתה לא גמיש, מחפש ספק אחר בפרויקט הבא. 'לא' מוחלט הוא בעיה כמו 'כן' מוחלט. תהליך מאזן: כל בקשה אפשרית, ויש מחיר. 3) להעריך את ההשפעה רק בשעות. הערכה חייבת לכלול גם לוז (Schedule Impact) - אחרת הלקוח מסכים על תקציב נוסף אבל לא מצפה לעיכוב, ואז עוד פעם תאונה.