אינטייק הוא תהליך מובנה של 48-72 השעות הראשונות אחרי שהלקוח אישר עסקה. הוא לא 'מייל אישור' אחד. הוא סדרה של נקודות מגע מתוזמנות שמטרתן 3 דברים: 1) הסיר ספק - להראות שעלה על משהו מקצועי. 2) להעביר ציפיות - להגיד מה הולך לקרות בשלבים הבאים. 3) לאסוף מידע - לקבל ממנו את כל מה שצריך כדי להתחיל מהר. אינטייק טוב מתאפיין באוטומציה - לא כל מייל נשלח ידנית, אלא מערכת או רצף וואטסאפ מוכן מראש.

0 שעות - הודעת אישור עסקה (תודה, אישור, סכום, מתי). 1 שעה - וואטסאפ פתיחה אישי מהבעלים או המנהל. 2 שעות - מייל ברוכים הבאים עם 3 קישורים (אתר, FAQ, איש קשר). 4 שעות - בקשה למילוי טופס פתיחה דיגיטלי. 12 שעות - תזכורת לטופס אם לא מולא. 24 שעות - שיחת אינטייק טלפונית של 15 דקות. 36 שעות - שליחת קובץ הכנה למפגש הראשון (PDF). 48 שעות - אישור פגישה ראשונה ביומן עם תזכורת. 8 נקודות מתוזמנות, מינימום ידני, מקסימום תחושה של 'איכפת לי'.

אישור עסקה במייל אוטומטי תוך דקה (עם חשבונית). וואטסאפ אישי מאיתן תוך שעה - 'נחמד שהצטרפת, ב-24 שעות הקרובות תקבל טופס וקובץ הכנה'. מייל ברוכים הבאים אוטומטי תוך שעתיים עם 3 קישורים. טופס Google Forms תוך 4 שעות - 12 שאלות על העסק. תזכורת אם לא מולא תוך 12 שעות. שיחת זום של 15 דקות 'הכרות' תוך יום מהרכזת. PDF הכנה למפגש (10 עמ' שאלות לחשיבה) תוך 36 שעות. אישור פגישה ראשונה ב-Calendly תוך 48 שעות. תוצאה - 9 מתוך 10 לקוחות חדשים נכנסים למפגש הראשון מוכנים.

טעות 1 - שתיקה של 48 שעות. בעלי עסק רבים שמחים לעסקה ועוברים למשימה הבאה. הלקוח נשאר באוויר. ספקות מתחילים. חלק מבקשים לבטל. שתיקה היא רעל. טעות 2 - יותר מדי מסמכים בבת אחת. שולחים 5 מיילים ביום הראשון - הלקוח חונק. עדיף מסמך אחד ביום, מתוזמן ומסודר. טעות 3 - אינטייק שונה לכל לקוח. בעלי עסק שעושים את האינטייק ידני שוכחים שלבים. אינטייק חייב להיות אוטומטי או רשימת checklist - אחרת הוא לא קונסיסטנטי, וקונסיסטנטיות היא כל הסיפור.