מתי כותבים SOP ומתי לא - 3 קריטריונים פשוטים
שיעור 4 מתוך 21
התשובה הקצרה
רוב בעלי העסק נכשלים בנהלים משני כיוונים הפוכים, ושניהם נגמרים באותו מקום. אחד מחליט לתעד הכול, כותב 40 עמודים בשלושה שבועות, ואף אחד לא קורא אותם. השני לא כותב כלום, וממשיך לענות על אותה שאלה שלוש פעמים בשבוע במשך שנתיים. הקריטריון שחוסך את שני המסלולים הוא בן שלושה חלקים: התהליך חוזר לפחות פעם בשבוע, מבוצע על ידי יותר מאדם אחד או יבוצע כך בעתיד, וטעות בו עולה כסף או לקוח. שלושה 'כן' - כותבים. שניים - שיקול דעת. אחד או פחות - לא כותבים בכלל, ואין בזה שום פשרה. השיעור מוסיף לקריטריון גם סף מספרי בשעות, כדי שההחלטה לא תישאר תחושתית.
מה זה SOP - ומה זה בטוח לא
SOP הוא מסמך קצר שמתאר שלושה דברים בלבד: מה מטרת התהליך, מי אחראי לבצע, ומה הצעדים לפי סדר.
**הוא לא ספר, והוא לא מכסה כל תרחיש אפשרי.** הוא הצעדים המינימליים שמישהו יכול לבצע ולקבל תוצאה מקובלת, גם אם הוא לא אתה.
**שלוש התכונות של נוהל שעובד:** עובד חדש יכול לבצע אותו ביום הראשון בלי לשאול. יש תוצאה מדידה שאפשר לומר עליה 'התקבל' או 'לא התקבל'. ויש לו אחראי אחד ששמו עליו ומעדכן אותו.
**הבחנה שחוסכת המון עבודה מיותרת:** יש הבדל בין נוהל לצ'ק ליסט. נוהל מסביר איך עושים משהו למי שלא יודע. צ'ק ליסט רק מוודא שלא שכחת שלב למי שכבר יודע. סגירת קופה יומית לא צריכה נוהל של עמוד - היא צריכה שבע שורות עם ריבועי סימון. רוב מה שבעלי עסק קוראים לו 'נוהל' הוא בעצם צ'ק ליסט, וזו בשורה טובה: צ'ק ליסט…
טוען את המשך השיעור...