המטריצה היא ריבוע 2 על 2. ציר אופקי - דחיפות: דחוף מימין, לא דחוף משמאל. ציר אנכי - חשיבות: חשוב למעלה, לא חשוב למטה. רבע 1 - דחוף וחשוב (למעלה ימין): משברים, dedlines קרובים. רבע 2 - חשוב לא דחוף (למעלה שמאל): תכנון, בניית מערכות, יחסי לקוחות. רבע 3 - דחוף לא חשוב (למטה ימין): הפרעות, רוב המיילים והטלפונים. רבע 4 - לא דחוף ולא חשוב (למטה שמאל): גלילה במסכים, פגישות שלא צריך להיות בהן. כל משימה חייבת להיכנס לאחד מהארבעה.

עובדים על משימות לפי סדר: רבע 1 - מבצעים מיד אבל מנסים לצמצם. רבע 2 - זה הזהב, כאן בונים את העסק לטווח ארוך, חוסמים זמן ביומן. רבע 3 - מאצילים לעובד או לכלי. רבע 4 - אומרים 'לא' או מסירים מהלוח. ניסיון השטח מראה שעסק טוב מבלה 60% מהזמן ברבע 2, 25% ברבע 1, 10% ברבע 3, ו-5% או פחות ברבע 4. עסק במשבר מבלה 70% ברבע 1, 20% ברבע 3, וכמעט אפס ברבע 2. זו הסיבה שהוא לא יוצא מהמשבר.

מנהל סוכנות עם 6 עובדים שעבר אבחון. ביום עבודה אחד נספרו 47 משימות. אחרי מיון - רבע 1: 8 משימות (לקוח כועס, deadline היום). רבע 2: 4 משימות (כתיבת SOP, ראיון עובדת חדשה). רבע 3: 22 משימות (מענה למיילים, אישור הצעות מחיר ב-500 ₪). רבע 4: 13 משימות (קבוצות וואטסאפ, גלילה ב-LinkedIn). 75% מהיום ברבעים 3 ו-4. אחרי 30 יום של עבודה שיטתית - האצלנו את כל רבע 3 לרכזת תפעול, ביטלנו 80% מרבע 4. הזמן ברבע 2 קפץ מ-30 דקות ביום ל-3 שעות. תוך 6 חודשים הסוכנות גדלה ב-40%.

טעות 1 - לבלבל דחוף עם חשוב. כל מייל מרגיש דחוף, רוב המיילים לא חשובים. אם זה לא משפיע על העסק שלך עוד שבוע, זה לא חשוב. טעות 2 - לקרוא לרבע 3 'חשוב' כדי להצדיק שאתה עושה את זה. אישור הצעת מחיר ב-500 ₪ זה רבע 3, גם אם הלקוח לחוץ. טעות 3 - להישאר ברבע 1 כי זה הכי 'מרגיש פרודוקטיבי'. כיבוי שריפות נותן זריקת דופמין אבל בונה רגלי תרנגולת לעסק. רבע 2 הוא הכי משעמם ברגע - והכי משנה בטווח ארוך.