Wiki הוא מאגר ידע מובנה, חיפושי, וזמין לכל הצוות. הוא לא 'תיקיית מסמכים' - הוא מערכת עם מבנה, היררכיה, וקישורים בין דפים. Wiki פנימי כולל 4 מרכיבים: 1) SOPs - נהלי עבודה לתהליכים. 2) רשימות מבצעיות - ספקים, לקוחות, סיסמאות. 3) מידע ארגוני - מבנה החברה, תיאורי תפקיד, RACI. 4) מסמכי ייחוס - חוזים תבניות, מצגות, חומרי שיווק. כשהכל במקום אחד, עובד חדש קולט עצמאית, עובד קיים מוצא תשובות בלי לשאול, ובעלים יכול להיעדר 2 שבועות בלי שמשהו נופל.

Google Drive: יתרונות - חינמי, מוכר, אינטגרציה ל-Gmail וקלנדר, פשוט. חסרונות - מבנה תיקיות שטוח, חיפוש בינוני, אין מאפייני Wiki אמיתי. מתאים לעסק של 3-15 איש שלא רוצה ללמוד כלי חדש. Notion: יתרונות - מבנה Wiki אמיתי, חיפוש מצוין, גמישות בעיצוב, מסדי נתונים מובנים. חסרונות - עקומת לימוד, חינמי לעד 1000 דפים אז מתחיל ב-$10 לחודש למשתמש. מתאים לעסק טכנולוגי או צמיחה מהירה. כלל אצבע: עד 10 עובדים = Google Drive. מעל 10 או צוות שמיומן טכנולוגית = Notion.

משרד נדל״ן עם 6 סוכנים בגוש דן. עד אבחון, כל סוכן החזיק את הידע אצלו: רשימת לקוחות בנייד, נוסחי חוזה במיילים, סיסמאות בפתקים. סוכן שעזב - חצי שנה לא היה אפשר לשחזר את הקשרים שלו. הקמנו Wiki ב-Google Drive: תיקיית 'נהלים' (12 SOPs), תיקיית 'חוזים' (15 תבניות מאושרות עו״ד), תיקיית 'ספקים' (קבלנים, שמאים, עו״ד עם ערכי טווח עבודה), תיקיית 'לקוחות' (CRM ב-Sheets), תיקיית 'משאבי שיווק' (תמונות, ברושורים, סרטונים). תוצאות: סוכן חדש נכנס לעבודה אופרטיבית תוך 4 ימים במקום 3 שבועות. כשסוכן עוזב - 90% מהידע נשמר במשרד.

טעות 1 - להקים Wiki ולא לעדכן. Wiki שלא מתעדכן הופך תוך שנה למלא במידע מיושן ש'מטעה'. צריך גורם אחראי לסקירה רבעונית של 100% מהדפים. טעות 2 - להעמיס בלי מבנה. תיקייה אחת עם 200 קבצים = לא Wiki. צריך 6-8 תיקיות עיקריות, כל אחת עם תתי-תיקיות. נורת אזהרה - אם לקוח עובד הוא חיפש משהו ולא מצא תוך 2 דקות. טעות 3 - לא להכריח שימוש. אם הצוות ממשיך לשאול בוואטסאפ במקום לחפש ב-Wiki, ה-Wiki מת. תגובה לוואטסאפ - 'התשובה ב-Wiki, חפש שם. אם אין - בוא נוסיף'.