Daily Standup הוא פגישה יומית של 12 דקות, באותה שעה כל יום (לרוב 9:00 או 9:15 בבוקר). כולם עומדים - לכן 'Standup' - זה שומר על קיצור. 3 השאלות הקבועות לכל משתתף: 1) מה עשיתי אתמול שמתקדם את המטרה השבועית? 2) מה אני אעשה היום? 3) על מה אני תקוע / מה חוסם אותי? כל אחד 90 שניות, סך הכל 8-9 אנשים בתוך 12 דקות. אסור לפתור בעיות בתוך Standup - חוסמים נרשמים, ופותרים פגישה אישית אחרי. Standup הוא סנכרון, לא פתרון. הקיצור הוא חוק ברזל.

Weekly Review הוא פגישה שבועית של 45 דקות, באותה שעה כל שבוע (לרוב יום ראשון בבוקר או יום חמישי אחר הצהריים). 4 חלקים: חלק 1 (10 דק') - סקירת 5 KPIs מהדשבורד: מה הירוקים, מה הצהובים, מה האדומים. חלק 2 (10 דק') - סקירת ההתחייבויות מהשבוע הקודם: מה נעשה, מה לא, ולמה. חלק 3 (15 דק') - תכנון השבוע הקרוב: כל אדם מציג 3 משימות הליבה שלו. חלק 4 (10 דק') - בעיות מערכתיות: מה צריך לתקן, לא טקטי. סוף הפגישה - הקראה של ההחלטות. סיכום ב-Google Docs במייל לכולם.

סטארטאפ ישראלי של 8 עובדים בתחום SaaS. לפני שגרות - הצוות עבד 'כל אחד בקצב שלו', בעלים עובר בין שולחנות ושואל מה קורה. תקלות נחשפו רק בשלב הלקוחות. אחרי הפעלת שגרות: Daily ב-9:15 בבוקר ב-Slack חדר וידאו, 12 דקות מדויק. Weekly ב-יום ראשון ב-9:00, 45 דקות. תוצאות אחרי 60 יום: זמן תגובה לבאגים ירד מ-3 ימים ל-יום, 5 בעיות מערכתיות נחשפו והוטמעו בתהליכים. הבעלים הפסיק לעבור בין שולחנות. הצוות הרגיש 'מסונכרן' לראשונה מאז התחלת החברה. תוספת זמן: 100 דקות בשבוע (40 + 60). חיסכון בזמן: 6-8 שעות בשבוע למנהל.

טעות 1 - לבטל בגלל 'יום עמוס'. ביטולים יוצרים שגרה של 'אולי נעשה'. אם פעם אחת ביטלת, פעם הבאה קל יותר. הכלל - השגרה קורה גם אם 2 אנשים יחסרו, גם אם המנהל בחופש. טעות 2 - לפתור בעיות בתוך Daily Standup. אדם אחד מספר על תקלה, המנהל אומר 'בוא נדבר על זה עכשיו', והפגישה הופכת ל-45 דקות. זה הורג את Daily. חוסמים = רושמים, פותרים אחרי. טעות 3 - שגרה בלי מטרה. Standup שמתחיל ב-'מה שלומכם?' ונגמר ב-'אז להתראות'. חייבות להיות 3 השאלות, סדר יום מוגדר, ותוצאה ברורה.