1 - חיוב לקוחות: שליחת חשבוניות לכל לקוחות החודש. רצוי באותו תאריך כל חודש (1 או 5 לחודש). 2 - גבייה: מעקב אחרי חשבוניות שלא שולמו תוך 14 יום ושליחת תזכורות. 3 - תשלום ספקים: שולמים בתאריך הסיכום, רוב הספקים הישראלים תנאי 30+. 4 - שכר עובדים: רוב העסקים משלמים ב-9 או 10 לחודש על החודש שעבר. 5 - דיווחים: מע״מ דו-חודשי או חודשי (לפי גודל), ביטוח לאומי חודשי, דמי לאומי לעצמאי. 5 משימות אלה הן המינימום, חייבות לקרות ללא יוצא מן הכלל. ויתור על אחת = משבר פוטנציאלי.

תאריך 1 לחודש: הוצאת חשבוניות לכל לקוחות החודש הקודם (לקוחות ריטיינר) או לכל עסקה שהושלמה. תאריך 5 לחודש: בדיקת תקבולים שנכנסו עד תאריך זה. תאריך 9 לחודש: תשלום שכר עובדים. תאריך 10 לחודש: דיווח ביטוח לאומי. תאריך 14 לחודש: בדיקת חשבוניות פתוחות מעל 14 יום ושליחת תזכורת. תאריך 20-25 לחודש: תשלום לספקים שתאריכי הסיכום שלהם בחודש זה. תאריך 28 (אם מע״מ חודשי) או ב-15 לחודש הזוגי (אם דו-חודשי): דיווח ושילום מע״מ. 6-7 פעולות, מיוחדות לכל חודש בלוח השנה.

סטודיו עם 4 עובדים והכנסה חודשית של 80,000 ₪. בעלים סטודיו טיפל בכל ה-Back Office באמצע הלילה כי לא היה זמן ביום. תוצאות לפני אבחון: 30% מהחשבוניות יצאו באיחור של 2-3 ימים, 15% מהלקוחות שילמו אחרי 60 יום ולא 30, ושכר העובדים יצא ב-12 לחודש בממוצע במקום 9. אחרי הקמת לוח Back Office עם רכזת תפעול - 100% מהחשבוניות יצאו ב-1 לחודש, גבייה הקטינה את ה-DSO מ-47 יום ל-32 יום (תוספת תזרים של 30,000 ₪ בחודש), ושכר העובדים יצא ב-9 לחודש בדייקנות. הכל בלי שעת עבודה אחת של הבעלים.

טעות 1 - לדחות חיוב 'עד שיש זמן'. כל יום של דחיית חיוב = יום של עיכוב גבייה. אם תאריך הסכמת תשלום הוא 30 יום מחשבונית, ואתה מוציא ב-7 לחודש במקום ב-1, אתה מקבל את הכסף ב-7 לחודש הבא במקום ב-1. 6 ימי תזרים יקרים. טעות 2 - לא לבצע מעקב גבייה אחרי 14 יום. רוב הלקוחות לא משלמים אם לא מזכירים. תזכורת ב-14 וב-21 ימים מכפילה את אחוז התשלום בזמן. טעות 3 - לחבר את ה-Back Office לזיכרון של הבעלים. כל פעם שהוא בחופש, חולה, או עסוק - הכל נעצר. חייב להיות בלוח Google Calendar עם תזכורות, ובאחריות אדם מוגדר.