Lead Time: מספר הימים מהרגע שהזמנת מהספק עד שהמוצר הגיע אליך. כולל ימי הזמנה, ייצור, משלוח, ומכס אם רלוונטי. ספק ישראלי - לרוב 3-7 ימים. ספק מסין - 30-60 ימים. ספק מאירופה - 7-21 ימים. Safety Stock: מלאי נוסף שנשמר מעבר לצריכה הצפויה, כדי לכסות על אי וודאויות (איחור ספק, קפיצת ביקושים, פסילת אצוות). חישוב פשוט: Safety Stock = (Lead Time המקסימלי - Lead Time הממוצע) × צריכה יומית. בעיקרון - אם הספק יכול לאחר ב-10 ימים ואתה מוכר 20 יחידות ביום, Safety Stock = 200 יחידות.

Reorder Point (נקודת הזמנה מחדש) = (Lead Time × צריכה יומית) + Safety Stock. דוגמה: ספק עם Lead Time של 14 יום, צריכה של 30 יחידות ליום, Safety Stock של 100 יחידות. Reorder Point = (14 × 30) + 100 = 520 יחידות. כשהמלאי מגיע ל-520 - מזמינים מחדש. אם המלאי הנוכחי הוא 1000 ויש לך 30 יחידות ביום, אתה תגיע ל-520 אחרי 16 יום. נסתמנה תזכורת ליום ה-16. ככה לא מגלים פתאום שאין מלאי. הנוסחה הזו מצילה עסקים. רוב העסקים מזמינים 'באמצע אינטואיציה' - וזה מקור 60% מחוסרי המלאי.

חנות בתל אביב מוכרת 50 כיסויים ליום בממוצע. ספק מסין, Lead Time ממוצע 35 יום, מקסימלי 50 יום. Safety Stock = (50 - 35) × 50 = 750 כיסויים. Reorder Point = (35 × 50) + 750 = 2,500 כיסויים. בעבר, הבעלים הזמין כשהיה לו 'תחושה שנגמר' - לרוב כשהיו 1,000 בלבד, וחיכה חודש בלי מלאי. אחרי הטמעת המודל: מערכת ב-Google Sheets שמתריעה ב-2,500. הזמין בדיוק בזמן. בחצי שנה לא היה אפילו יום אחד בלי מלאי. ההכנסות עלו ב-23% רק מהעובדה שלא איבד מכירות. ROI על שעות הקמת המודל - מעל פי 50.

טעות 1 - להסתכל על המלאי פעם בחודש. ניהול מלאי הוא יומיומי. צריך מערכת או טבלה ש'יודעת' את המצב כל יום. ידני פעם בשבוע = יום של 'אופס' פעם בחודשיים. טעות 2 - להחיל Safety Stock אחיד על כל המוצרים. מוצר A שנמכר 50 ביום צריך Safety Stock שונה ממוצר B שנמכר 5 ביום. כל מוצר חישוב שלו. טעות 3 - להזניח Lead Time בעונות שיא. ספקים מסין באוקטובר-נובמבר (לפני Black Friday) ביקושים זינוקים, Lead Time מתארך. מי שלא לוקח בחשבון - תופס חוסר בדיוק כשהביקוש הכי גבוה. עדכון Lead Time עונתי הוא הכרחי.