רמה 1 - 'בקש רשות לפני': העובד לא עושה כלום בלי אישור פרטני. מתאים לעובד חדש, או למשימות עם השלכות חמורות. רמה 2 - 'הצע פעולה לפני': העובד מציג את הפעולה המוצעת, מקבל אישור, ואז מבצע. מתאים למשימות גוונון, או עובד בליווי. רמה 3 - 'תפעל ועדכן מיד': העובד מבצע ומיד מעדכן בוואטסאפ. מתאים לעובד מנוסה במשימה מוכרת. רמה 4 - 'תפעל ועדכן בסקירה השבועית': העובד פועל אוטונומית, מדווח רק בפגישה השבועית. מתאים לעובד בכיר, משימות שגרתיות.

שאלות לבחירת רמה: 1) ניסיון העובד במשימה הספציפית - חדש=1-2, מנוסה=3-4. 2) השלכת טעות - גבוהה (לקוח חשוב, סכום גדול) דורשת רמה 1-2. נמוכה=3-4. 3) הפיכות - אם אפשר לתקן בלי נזק, רמה 3-4. אם בלתי הפיך (חוזה חתום), רמה 1-2. 4) זמינות שלך - אם אתה רחוק/עסוק, רמה 3-4 הכרחית. הרמות לא קבועות לעובד - הן לכל משימה. אותו עובד יכול להיות רמה 4 על תזמון, רמה 2 על הצעות מחיר ללקוחות גדולים. הגדרת הרמות בכתב היא חלק מתהליך האצילה.

אדריכל עם 3 עובדים. רכזת תפעול - חדשה, חודשיים בעסק. הקצינו לה: מענה ראשוני ללידים - רמה 4 (עצמאית). תזמון פגישות - רמה 4. הצעת מחיר ללקוח חדש - רמה 2 (תציע, אני אאשר). אישור הנחות מעל 5% - רמה 1 (תבקש רשות). שיחה עם לקוח שמתלונן - רמה 2 (תציע פתרון, אני אאשר). תוצאה - הרכזת מטפלת ב-80% מהפעולות ב-3 ו-4, מבלי שהאדריכל מעורב. רק 20% עוברות דרכו ב-1 ו-2, בעיקר החלטות עם השלכות פיננסיות. הוא ירד מ-50 שעות בשבוע ל-35, באותה הכנסה.

טעות 1 - לאצול רמה 4 לפני שעבדת עם העובד ברמה 2-3 קודם. שלב הביניים הוא חיוני. דילוג עליו = העובד טועה, אתה מאוכזב, חוזר לעשות לבד. טעות 2 - לקחת בחזרה רמת סמכות אחרי טעות אחת. עובד טעה ברמה 3? תן הזדמנות נוספת אחרי שיחה. אם מורידים מיד לרמה 1, העובד מאבד מוטיבציה ולעולם לא יתפתח. טעות 3 - לא להגדיר את הרמה בכתב. אצילה בעל פה תמיד נשכחת. כל משימה שמאצלים - שורה ב-Google Sheet עם 'משימה, עובד, רמת סמכות, תאריך התחלה'.