חלק 1 - פתיחה רשמית (3 דקות). חלק 2 - הצגת עמדת המעסיק (5-10 דקות). חלק 3 - דיבור העובד (15-30 דקות, בלי הפרעה). חלק 4 - שאלות הבהרה (5-10 דקות, משני הצדדים). חלק 5 - סיום ללא החלטה (3 דקות, מתחייב להחליט תוך 5-7 ימים). פרוטוקול נכתב בו זמנית וחתום בסוף.

פתיחה: 'אנחנו פותחים שימוע לעניין סיום העסקתך. אני שוקל את ההחלטה ולא מקבל אותה היום'. הצגת עמדה: 'הסיבות לכך הן: [פירוט עובדתי, לא רגשי]'. סיום הצגה: 'עכשיו אני רוצה לשמוע אותך'. אחרי דיבור העובד: 'תודה. אני אחשוב על מה שאמרת ואודיע תוך 7 ימים'. בלי ההצהרה הסופית - שימוע פיקטיבי.

שגוי: 'ראיתי שלא הצלחת בעבודה, אז החלטנו לפטר אותך. יש לך משהו להגיד?' - שימוע פיקטיבי. נכון: 'אני שוקל לפטר אותך בגלל ירידה של 30% במכירות ב-3 חודשים אחרונים ו-3 תלונות מתועדות מלקוחות. רוצה לשמוע את ההסבר שלך'. ההבדל: 'שוקל' (לא 'החלטתי') + עובדות (לא רגש) + הזמנה לתגובה.

אסור 1 - 'אנחנו מפטרים אותך'. ההחלטה נדחית ל-5-7 ימים אחרי. אסור 2 - 'אני יודע שזה לא יעזור אבל...'. הצהרה שההחלטה כבר התקבלה = פיקטיבי. אסור 3 - לא לתעד פרוטוקול. בלי תיעוד אין הוכחה שהשימוע התקיים בכלל ובית הדין יראה אותו כלא תקין.