מדד 1 - Utilization Rate. נוסחה - (מספר הדפים שנפתחו ב-30 הימים האחרונים / סה״כ מספר הדפים) X 100. ב-Notion יש analytics מובנה שמראה זאת. סף בריא - 60%+. מתחת ל-40% - יש בעיה רצינית, חצי מהוויקי מת. מדד 2 - Time-to-Find. נוסחה - שאל 3 עובדים אקראיים שאלה אקראית מה-Wiki. מדוד כמה זמן לקח להם למצוא תשובה. ממוצע. סף בריא - מתחת ל-2 דקות. מעל 5 דקות - יש בעיה ב-Searchability (שיעור 8). מדד 3 - Update Frequency. נוסחה - (דפים שעודכנו ב-90 הימים האחרונים / סה״כ דפים) X 100. סף בריא - 40%+. מתחת ל-20% - יש בעיה - תכנן רבעון של עדכון.

פעם ברבעון, הבעלים (או מנהל ידע אם יש) מקצב 60 דקות. שלב 1 (15 דקות) - מדידה. מודד את 3 המדדים, מסכם בטבלה. שלב 2 (15 דקות) - זיהוי דפים מתים. רשימת 10-20 דפים שלא נפתחו ב-90 ימים. מקבל החלטה - לארכב, למחוק, או לעדכן. שלב 3 (15 דקות) - אימות קישורים. עובר על האינדקס המרכזי, לוחץ על כל קישור, מוודא שעובד. מתקן קישורים שבורים. שלב 4 (15 דקות) - תוכנית רבעון הבא. רשימת 5 דפים שצריכים עדכון בעדיפות (לרוב SOPs שעבר עליהם זמן רב). מקצה אחראי לכל אחד. שמירת התוצאות בדף 'תחזוקת Wiki - היסטוריה' - להשוואה לרבעון הבא.

חברה עם 16 עובדים שיישמה מדידה רבעונית במשך שנה. רבעון 1 (Q1 2026) - מדדים ראשונים. Utilization 45% (חצי מתים), Time-to-Find 4 דקות (גבוה), Update Frequency 15% (נמוך). זוהו 28 דפים מתים מתוך 65 - חציים אורכבו, 10 עודכנו, 4 נמחקו. רבעון 2 (Q2 2026) - מדדים שיפרו. Utilization 58%, Time-to-Find 2.5 דקות, Update Frequency 32%. שיפור משמעותי אחרי הניקוי. רבעון 3 (Q3 2026) - הוסיפו 12 דפים חדשים על תהליכים חדשים. Utilization 65%, Time-to-Find 1.8 דקות, Update Frequency 38%. רבעון 4 (Q4 2026) - מדידה האחרונה לשנה - הגיעה ל-Utilization 72%, Time-to-Find 1.5 דקות, Update Frequency 45%. כל הסיפים הבריאים הושגו. ההשקעה - 4 שעות שנתיות בלבד (60 דקות לרבעון).

טעות 1 - לוותר על המדידה כי 'אין זמן'. 60 דקות לרבעון = 4 שעות לשנה. בלי המדידה, ה-Wiki מתנוון ב-50% תוך שנה. ההשקעה הזו היא הזולה ביותר במערכת. טעות 2 - להוסיף מדדים מעבר ל-3. עסקים מתחילים מ-3, מוסיפים 'אחוז דפים עם תיוג', 'מספר תגובות', 'מדד שביעות רצון', וזה הופך לדשבורד של 12 מדדים שאיש לא מסתכל עליו. 3 מדדים זה הספירה הנכונה. טעות 3 - למחוק דפים במקום לארכב. דף שלא נפתח 90 ימים יכול עדיין להיות רלוונטי בעוד שנה (החלטה שחוזרת). תמיד 'ארכיון' לפני 'מחיקה'. דף שב'ארכיון' עם תגית #ארכיון לא מופיע בחיפוש אבל ניתן לאחזור אם צריך.