1) שם התפקיד (לא הכובע) - 'מנהלת משרד' היא תפקיד. 2) מטרת התפקיד במשפט אחד - 'לוודא שהמשרד פועל חלק ביומיום'. 3) כובעים נחבשים - 2-4 כובעים עם הפניה לגיליונות. דוגמה: 'כובע ניהול משרד (75% מהזמן), כובע שירות לקוח ראשוני (25% מהזמן)'. 4) במי תלוי - מנהל ישיר, ל מי מדווח, מי מדווח אליו. 5) דרישות סף - ניסיון, השכלה, כלים נדרשים. שורה אחת בכל פלח. עמוד אחד שלם. לעומת עמודים של תיאורים קלאסיים.

1) דקות 1-3: שם תפקיד ומטרה. אם זה גיוס חדש - תאר את הצורך. אם זה לעובד קיים - תאר את המצב הנוכחי. 2) דקות 4-12: כובעים. השתמש בגיליונות שכבר כתבת. הוסף אחוזי זמן לכל כובע. אם 4 כובעים - 50/30/15/5%. 3) דקות 13-16: דיווח. מי המנהל הישיר? עם מי שיתוף פעולה תכוף? 4) דקות 17-20: דרישות. ניסיון בכמה שנים, כלים (Excel, מערכת חשבונאות מסוימת, אנגלית). אל תיכנס למאוויים אישיים ('אדם חרוץ ויסודי') - זה לא מסנן.

תפקיד: מנהלת משרד. מטרה: לוודא שהמרפאה פועלת חלק ביומיום ושלקוחות מקבלים חוויה מצוינת מהרגע שמתקשרים. כובעים: 1) כובע ניהול משרד - 50% מהזמן. KPI ראשי: 100% נוכחות תור, 0 טעויות בקביעת תורים. 2) כובע שירות לקוח ראשוני - 30%. KPI: מענה תוך 3 דקות בשעות העבודה. 3) כובע פיננסים יומיומי - 20%. KPI: גביה 100% עד 7 ימים. דיווח: לרופאה ישירות, פגישה שבועית 30 דקות. דרישות: 2+ שנות ניסיון בקליניקה רפואית, עברית מצוין, מערכת תורים דנט/מד.

1) להכניס יותר מ-4 כובעים - האדם לא יכול להחזיק. אם אתה חייב 5+ - תפצל לשני תפקידים או תוריד כובע. 2) לכתוב 'אחראי על' בלי לפרט - 'אחראי על שיווק' זה לא תיאור. הפניה לגיליון כובע שיווק - זה תיאור. 3) להוסיף 'משימות אחרות לפי דרישה' - שבר את כל הרעיון. בלי השורה הזו, הבעלים לא יכול להוסיף כובע חדש בלי הסכמה מחודשת. עם השורה - יש זחילה אינסופית.