1) האם כל הכובעים בעסק יש להם בעלים מוגדר? אם לא - תחלק לפני שתגייס. 2) האם הצוות הקיים עובד 35-45 שעות שבועיות בפועל? אם פחות - יש מקום בכובעים קיימים. 3) האם יש עובד שחובש כובע לא מתאים לו? אם כן - הזז כובעים לפני שתגייס. 4) האם הצורך הוא בכובע חדש שלא היה (למשל - לקוחות B2B חדשים שדורשים account management)? אם כן - גייס. 5) האם הכובע הצפוי הוא 30+ שעות חודשיות? אם פחות - שקול קבלן חיצוני לפני עובד.

מסלול A - חלוקה מחדש: אם 1-3 ענית 'יש בעיה'. תעצור הגיוס לחודש, תסדר כובעים. החיסכון: 80,000-200,000 ש״ח שנתי. מסלול B - גיוס עובד: אם 4 כן ו-5 ב-30+ שעות. תהליך גיוס 6-8 שבועות. השקעה ראשונית: שכר 3 חודשים = 24,000-45,000 ש״ח. מסלול C - קבלן חיצוני: אם הכובע צריך 5-20 שעות חודשיות. אסיסטנט וירטואלי, רואה חשבון, יועץ. עלות: 1,500-6,000 ש״ח חודשי. גמיש, ללא התחייבות, מתאים לכובעים בודדים.

יועץ עסקי 2 עוזרות, עומס כבד, חשב לגייס שלישית. עברנו על 5 השאלות: 1) כובע מכירות חדש (שיחות פולואפ) ללא בעלים. 2) עוזרת אחת עבדה 28 שעות שבועיות (מקום ל-7 שעות נוספות). 3) העוזרת השניה חבשה כובע שיווק שלא מתאים לה - היא טכנית, לא יצירתית. 4) הצורך לא בכובע חדש שלא היה. 5) הכובע נדרש בקרה של 15 שעות חודשיות. תשובה: לא לגייס. במקום - להעביר כובע שיווק מהעוזרת הטכנית לקבלן חיצוני (3,200 ש״ח חודשי), ולתת לה כובע פולואפ (12 שעות חודשיות). חיסכון מול גיוס: 7,800 ש״ח חודשי. שנתי: 93,000 ש״ח.

1) לגייס על בסיס תחושת עומס במקום על בסיס נתונים - לפני גיוס, מדדו במשך שבועיים את השעות בפועל של כל עובד. הרבה פעמים יש 'תחושת עומס' אבל לא עומס אמיתי. 2) לחפש 'איש אשכולות' שיחבוש 4 כובעים - לא קיים. בעסק קטן, מי שחובש 4 כובעים הוא הבעלים. עובד חדש יחבוש 1-2 כובעים מוגדרים. 3) לדלג על מסלול C (קבלן חיצוני) - לכובעים שצריכים 5-20 שעות חודשיות, קבלן חיצוני זול ב-50% מעובד מהמשרד.