שגרת CRM שבועית היא 15-30 דקות קבועות פעם בשבוע (מומלץ יום ראשון בבוקר) שבהן אתה: 1) מעדכן נגיעות מהשבוע שעבר. 2) מסתכל על ציון לקוח. 3) שולח נגיעות ל-5-10 לקוחות דחופים. בלי שגרה, ה-Sheets נעלם מהמודעות תוך שבועיים. עם שגרה, הוא הופך לכלי תפעולי שמייצר תוצאות כלכליות מדידות.

1) עדכן נגיעות מהשבוע שעבר - לכל לקוח שדיברת איתו, עדכן עמודה E (תאריך נגיעה) ו-G (הערה). 5 דקות. 2) מיין לפי 'דחוף' - הוצא רשימה של 5-10 לקוחות לטיפול השבוע. 2 דקות. 3) שלח נגיעה לכל אחד באמצעות תבניות WhatsApp מוכנות. 8 דקות. סך הכל 15 דקות. תוצאה: 20-30 לקוחות חוזרים בחודש, 20-30K ש"ח שנתי בלקוחות שאחרת היו אבודים.

Google Sheets מספיק עד הנקודות הבאות: 200 לקוחות פעילים, או 2+ אנשי מכירות שעובדים על אותם לקוחות, או צורך באוטומציות מתקדמות (שליחת מייל אוטומטית, הסעת לקוחות בין שלבים). אז עוברים ל-HubSpot CRM (חינם עד 1M אנשי קשר), Pipedrive (75-90 ש"ח/חודש), או monday.com (60-120 ש"ח/חודש). רוב העסקים קופצים מוקדם מדי ומבזבזים 6,000-12,000 ש"ח בשנה על מערכת שלא ממצים.

מלכודת 1: לעשות את השגרה 'כשיהיה זמן' - לא יהיה. תקבע יום ראשון 9:00 בלוח שנה. מלכודת 2: לוותר על השגרה כי 'אני זוכר'. אחרי 100 לקוחות, אתה לא זוכר. מלכודת 3: לקפוץ ל-CRM בתשלום עם 50 לקוחות. הוצאת כסף, איבדת זמן הקמה, עדיין לא ממצה את היכולות.