Single-Tasking הוא ההפך מ-Multi-Tasking. במקום לעבוד על 3 משימות במקביל ולקפוץ ביניהן, אתה בוחר משימה אחת, מקדיש לה את כל הקשב, ומסיים אותה לפני שמתחיל את הבאה. 3 העקרונות: 1) משימה אחת מוגדרת בכל בלוק זמן. לא 'אני אעשה כמה דברים'. 'בשעה הזו אני כותב את הצעת המחיר ללקוח X'. 2) סיום לפני מעבר. אם המשימה דורשת 4 שעות והבלוק הוא 90 דקות, ממשיכים בבלוק הבא של אותה משימה. לא קופצים. 3) שום פעולה צדדית אסורה. גם 'רק אבדוק מייל' - אסור. הניהול היומיומי קורה בחלונות תקשורת ייעודיים, לא בתוך בלוקי עבודה.

מחקר Strayer 2010 השווה אנשים שעובדים על 3 משימות מקבילות מול אותם אנשים שעובדים על משימה אחת בכל פעם. התוצאות: 1) זמן ביצוע - מולטי-טאסקרים סיימו את כל 3 המשימות ב-40% יותר זמן. 2) איכות - 22% יותר טעויות. 3) זיכרון - 30% פחות זכירה של מה שעשו. 4) תחושה - מולטי-טאסקרים דיווחו שהם 'יעילים יותר' למרות שמדדים הוכיחו את ההפך. ההסבר - המוח שלך כשהוא במעבר מהיר מקבל זריקת דופמין שיוצרת תחושה של פרודוקטיביות. התחושה משקרת. בעל עסק טיפוסי יכול לסיים יום עבודה של 10 שעות במה ש-Single-Tasker יסיים ב-6 שעות, באיכות גבוהה יותר.

אסף, 41, בעל סוכנות שיווק עם 6 עובדים, מחזור 3 מיליון בשנה. המצב הישן: ב-10 שעות עבודה ביום עבד במקביל על 4 פרויקטים - כתב הצעות מחיר, ערך פוסטים בסושיאל, נפגש עם לקוחות, ניהל את הצוות. כל משימה לקחה 2-3 ימים. התובנה: אחרי שמדד את עצמו ביום ספציפי - מצא שהוא ביצע 27 מעברים בין משימות, כשכל מעבר עולה 20-30 דקות שאריות קשב. השינוי: הקצה 4 בלוקים יומיים של 90 דקות, כל אחד עם משימה אחת מוגדרת מראש. בלוק 1 (08:00-09:30) - כתיבה. בלוק 2 (10:00-11:30) - אסטרטגיה. בלוק 3 (13:00-14:30) - פגישות לקוחות. בלוק 4 (15:00-16:30) - ניהול צוות. התוצאה: הצעת מחיר שלקחה 3 ימים מפוצלים - סיים ב-2 בלוקים (3 שעות). הוסיפה 6 לקוחות חדשים תוך 4 חודשים. ימי עבודה ירדו מ-10 ל-7 שעות. הכנסה עלתה ב-25%.

טעות 1 - 'אבל לפעמים יש דחיפויות': דחיפויות אמיתיות הן 1-2 ביום, לא 20. כשמשהו 'דחוף' קופץ, שאל את עצמך - 'האם זה עולה לי 30 דקות שאריות קשב, או שזה יכול לחכות שעה?'. ב-95% מהמקרים - יכול לחכות. טעות 2 - 'לערבב משימות דומות לוגית': 'אני אכתוב 2 מיילים במקביל'. אם אלה 2 מיילים שונים לקלייאנטים שונים - זו עבודה דו-משימתית. הפתרון - לסיים מייל אחד עד הסוף ('שלח') לפני שמתחילים את הבאה. טעות 3 - 'אבל אני מתעייף מהר ממשימה אחת ארוכה': בלוק Single-Tasking לא חייב להיות 4 שעות. הוא חייב להיות בלוק אחד מוגדר - 90 דקות לרוב, אחר כך הפסקה. ההפסקה היא לא Multi-Tasking - היא לא לעשות כלום פיזית או דיגיטלית למשך 15 דקות.