ציר 1 - שולחן עבודה: רק החפצים הנחוצים למשימה הנוכחית. ניירות לא קשורים בארון. ציר 2 - מיקום הטלפון: בחדר אחר, או לפחות במגירה סגורה. לא על השולחן, גם לא 'הפוך'. ציר 3 - טאבים בדפדפן: מקסימום 3 טאבים פתוחים. כל היתר - סגור. אם צריך - bookmark. ציר 4 - אפליקציות פתוחות: רק האפליקציות הנחוצות למשימה. לא Slack ברקע. לא ווטסאפ Web. ציר 5 - מסך: מסך אחד (לא 2-3). מולטי-מסכים מעודדים מולטי-טאסקינג. ציר 6 - תאורה: טבעית אם אפשר. תאורה מלאכותית - 'אור יום' לבן (לא צהוב חם). ציר 7 - רעש: שקט מוחלט או אזניות עם רעש לבן / מוסיקה אינסטרומנטלית. לא מוסיקה עם מילים בעברית. ציר 8 - טמפרטורה: קרירה (21-22°C). מוח עובד טוב יותר בקר מבחם.

ד"ר אדריאן וורד מ-The University of Texas פרסם ב-2017 מחקר שזעזע את עולם הפרודוקטיביות. השאלה: האם הימצאות הטלפון על השולחן (גם דומם, גם הפוך) משפיעה על יכולת קוגניטיבית? המחקר: 800 משתתפים, 3 קבוצות. קבוצה A - הטלפון על השולחן. קבוצה B - הטלפון בכיס. קבוצה C - הטלפון בחדר אחר. כולם ביצעו משימות קוגניטיביות זהות. התוצאות: קבוצה C (טלפון בחדר אחר) - הציון הגבוה ביותר. קבוצה B (טלפון בכיס) - 10% פחות. קבוצה A (טלפון על השולחן) - 20% פחות. המסקנה: המוח של בעל עסק עם טלפון על השולחן עובד ב-80% מהיכולת שלו. גם אם הטלפון דומם. גם אם הוא לא מסתכל. עצם 'הנוכחות' של הטלפון יוצרת עומס קוגניטיבי בלתי-מודע. המשמעות לבעל עסק: מהיום, בכל בלוק Deep Work - הטלפון בחדר אחר. לא בכיס. לא במגירה. בחדר אחר.

תומר, 39, בעל סוכנות פרסום, צוות 6, מחזור 2 מיליון. המצב הישן - אבחון סביבה: שולחן עמוס ב-23 ניירות לא קשורים. 3 צגי מחשב (אפליקציות שונות בכל אחד). 17 טאבים פתוחים בדפדפן. ווטסאפ Web פעיל. Slack פעיל. הטלפון על השולחן. רעש פתוח של רחוב בחלון. ציון סביבה: 18/80. השינויים שביצע: 1) השולחן - רק מקלדת, עכבר, כוס מים, ומחברת. 2) מסך אחד בלבד (כיבה את 2 הצדדיים). 3) טאבים - מקסימום 3 בכל זמן. 4) ווטסאפ Web - סגור. 5) Slack - סגור בזמן בלוקים. 6) הטלפון - בארון בחדר אחר. 7) חלון סגור + אזניות עם רעש לבן. 8) טמפ' מזגן 21°C. ציון אחרי: 62/80. התוצאה: אותה הצעה ללקוח שבעבר לקחה לו 6 שעות מפוצלות - סיים ב-90 דקות בלוק יחיד. הכפיל את מספר ההצעות ששלח שבועית. ההכנסה עלתה 35% תוך 5 חודשים. הצוות אימץ את אותה גישה - המשרד הפך לאיכותי לחלוטין.

טעות 1 - 'אני יכול לעבוד בכל סביבה': רובם של בעלי העסק מאמינים שהם 'חזקים מנפש'. אבל הם לא מבדילים בין יכולת לעבוד פעם ב-3 חודשים בסביבה גרועה, ליעילות יומיומית. למקרה הראשון - אולי כן. ליום-יום - ביצועי שיא דורשים סביבה מותאמת. טעות 2 - 'אני אשפץ הכל ביום אחד': עיצוב מחדש של סביבה הוא 3-4 שעות עבודה. אנשים אומרים 'אעשה ב-Q הבא'. ובינתיים - חודשים של פרודוקטיביות פגומה. הסדר הנכון - בלוק של 3-4 שעות יחיד לעיצוב, אחר כך 6-12 חודשים של הנאה. טעות 3 - 'מולטי-מסכים מעלים פרודוקטיביות': מחקרים הראו את ההפך. מולטי-מסכים מעודדים מולטי-טאסקינג ומורידים פוקוס. הם טובים רק למשימות ספציפיות שדורשות 2 חלונות במקביל (עיצוב מול refrence). לעבודה רגילה - מסך אחד מנצח.