מדיניות ווטסאפ היא מסגרת מוגדרת כיצד אתה משתמש בווטסאפ עסקי. עיקרון 1 - חלונות זמן בלבד: ווטסאפ נפתח ידנית ב-3 חלונות יומיים בלבד - 10:00, 14:00, 17:00. בין החלונות - לא נפתח. עיקרון 2 - הודעת אוטומציה: הגדר הודעה אוטומטית בווטסאפ עסקי שמסבירה את המדיניות. הלקוחות והעובדים יודעים מראש. עיקרון 3 - יציאה מקבוצות: 80% מקבוצות הווטסאפ העסקיות שלך לא חיוניות. צא מ-7 מתוך 10. השאר רק קבוצת צוות פעילה ו-1-2 קבוצות לקוחות חיוניות. עיקרון 4 - ארכיב במקום מענה: הודעות שלא דורשות תגובה - ארכב, אל תענה ב-'תודה' או 'ראיתי'. כל מענה מתחיל שיחה. השתיקה היא תשובה.

הודעה אוטומטית מומלצת (ווטסאפ עסקי): 'שלום! זה ווטסאפ עסקי של [שם העסק]. כדי לתת לכם את השירות הכי טוב, אני בודק הודעות פעמיים-שלוש ביום - 10:00, 14:00, 17:00. אענה תוך 4 שעות בשעות עבודה (08:00-18:00, א-ה). לעניינים דחופים - אנא התקשרו ל-[טלפון]. תודה!' 3 הטיפים להודעה: 1) הסבר 'למה' - 'כדי לתת לכם שירות'. אנשים מסכימים יותר כשמבינים. 2) חלון תגובה מציאותי - לא 'ימים' אלא 'תוך 4 שעות'. 3) חלופה לדחוף - שיחת טלפון. מי שזה באמת דחוף יתקשר. התוצאה אחרי שבוע: 90% מהאנשים יכבדו את המדיניות. 5% ימשיכו לשלוח ווטסאפ אבל לא יצפו לתגובה מיידית. 5% יתחילו להתקשר - שזה מה שאנחנו רוצים לדחוף עניינים.

אהרון, 36, בעל פיצריה עם 2 סניפים, צוות 14 אנשים, ירושלים. המצב הישן: ווטסאפ עסקי + 12 קבוצות (קבוצת צוות סניף 1, קבוצת צוות סניף 2, קבוצת ספקים, קבוצת מנהלי פיצריות בעיר, קבוצת אבא, קבוצת מתאחדים נגד דרי"ל, וכו'). מבלה 4-5 שעות יומיות בווטסאפ. השינוי: 1) יצא מ-8 קבוצות לא חיוניות (השאיר 4 - 2 צוות + 1 ספקים + 1 משפחה). 2) הגדיר הודעת אוטומציה ברורה. 3) ווטסאפ Web סגור. 4) טלפון בארון 09:00-17:00 (החלונות הם דרך הטלפון בשבריר זמן בכל חלון). שלושה שבועות אחרי: זמן יומי בווטסאפ ירד מ-4.5 שעות ל-50 דקות (3 × 17 דקות חלון). 6 שעות יומיות חזרו. תוצאה עסקית: הקצה 3 שעות יומיות ל-Deep Work על תפעול - בנה SOP חדש, אופטם תפריטים. רווחיות עלתה 18% תוך 4 חודשים.

טעות 1 - 'אני לא יכול לצאת מקבוצות, כולם יראו ויעלב': רוב הקבוצות העסקיות בישראל הן 'אבק חברתי' - אנשים שכבר לא פעילים בהן בלאו הכי. יציאה שקטה ברוב המקרים - 0 אנשים שמים לב. במקרים שכן - שלח הודעה אישית 'אני מצמצם פעילות בקבוצות בתקופה הזו, מתנצל'. אף אחד לא נשבר. טעות 2 - 'אני אחזיק את ווטסאפ פתוח אבל לא אענה': המוח שלך לא יודע להבדיל. עצם הראייה של 25 הודעות שלא קראת יוצרת שאריות קשב. סגור את ווטסאפ Web. אל תשאר על Standby. טעות 3 - 'הצוות צריך אותי זמין': אם הצוות צריך אותך זמין 24/7, יש לך בעיה בניהול הצוות. בנה היררכיה - אם משהו לא דחוף, מחכים לחלון. אם משהו דחוף, מתקשרים. הצוות יסתגל תוך שבוע.