מסמך כתוב במהלך השימוע (לא אחריו). תאריך, שעה, מקום, נוכחים בשמותיהם המלאים. רשימה של הטענות שהוצגו. תגובת העובד לכל טענה - מילה במילה ככל האפשר. שאלות שנשאלו ותשובות. פסק זמן והודעה על מועד ההחלטה. חתימה של שני הצדדים. סטנדרט - 3-5 עמודים.

מומלץ שאדם שלישי (לא המעסיק ולא העובד) יכתוב. במידה ויש רק 2 - המעסיק כותב והעובד קורא ומאשר. הקלטה בהסכמה דו-צדדית מותרת ועוזרת. נשארים בשלוש העתקים - אחד למעסיק, אחד לעובד, אחד מצונן בקובץ HR. סירוב לחתום - רושמים: 'העובד סירב לחתום בנוכחות עד X'.

בעל מוסך ערך שימוע ולא רשם פרוטוקול. כתב 'נערך שימוע' במכתב הפיטורין. בית הדין: בלי פרוטוקול אין הוכחה ששימוע התקיים. פיטור פסול. פיצוי 65K ש״ח. הפעם השנייה - פרוטוקול 4 עמודים מילה במילה, חתום. אותו בית דין - פיטור עבר חלק עם פיצויים רגילים בלבד.

טעות 1 - לכתוב 'נדונו טענות, ניתנה תשובה'. סיכום כללי לא תקף. צריך מילה במילה. טעות 2 - לרשום רק את מה שתומך בעמדתך. אם העובד אמר משהו חשוב - חייבים לרשום. טעות 3 - לחתום פרוטוקול בלי לתת לעובד הזדמנות לקרוא. רוב הפסיקות פוסלות פרוטוקול שנחתם פחות מ-15 דקות אחרי השימוע.