כל משימה ב-CRM כוללת: 1) על איזה ליד (קישור אוטומטי). 2) מה לעשות (שורת פעולה ספציפית - 'לשלוח חוזה ולוודא קבלה', לא 'לחזור'). 3) מתי (תאריך + שעה אם רלוונטי). הספציפיות בשורת הפעולה היא קריטית. 'לחזור' זה לא משימה, זה כוונה. 'לשלוח הצעה מעודכנת ולוודא קבלה ב-15:00' זו משימה.

1) כלל הזנב - אחרי כל שיחה, סוגרים משימה ופותחים משימה חדשה. אסור 'נראה'. 2) כלל היום - אין סוף יום בלי לטפל בכל משימה שעבר זמנה. 3) כלל סוף השבוע - 15 דקות יום שישי לסקירה: כל ליד בלי משימה הבאה הוא ליד נטוש. 4) כלל ה-30 - ליד בלי תזוזה 30 יום מקבל פעולה (פולואפ אחרון או סגירה).

לפני: 45 לידים בחודש, 9 סגירות, 36 לידים 'נעלמו'. אחרי הטמעת המערכת: 45 לידים, 16 סגירות. הסיבה: כל ליד מקבל משימה הבאה תוך 24 שעות. בלוח שלה ב-Pipedrive מופיעות 8-12 משימות יומיות. היא סוגרת אותן בשעה. הבונוס: עסקאות שהיו ננטשות אחרי 14 יום, נסגרות אחרי 21 יום עם פולואפ נכון.

1) משימה מעורפלת ('לחזור'). 2) משימה בלי תאריך - תיזכר מתישהו. 3) משימות שעבר זמנן ולא נסגרות - הופכות לרעש שאנשי מכירות מתעלמים ממנו. 4) יותר מ-15 משימות ביום - לא ייעשה. אם זה קורה - הצוות קטן מדי או יש לידים לא רלוונטיים שצריך לסגור.