1 פרטי הליד - שם, טלפון, מקור (פייסבוק/גוגל/המלצה). 2 הצורך - מה הוא ביקש בפועל בשורה אחת. 3 התקציב המשוער - אם נחשף בשיחה. 4 שלב במשפך - חדש / מתעניין / קיבל הצעה / סגור / לא רלוונטי. 5 המוצר/שירות הרלוונטי לו. 6 התאריך הצפוי לסגירה (אם דובר). 7 הערה חופשית קצרה - 'ביקש לחזור אליו ביום ראשון'. אסור לתעד פסיק - 7 שדות מקסימום. CRM שמתעדים בו 20 שדות לכל ליד הופך לעבודה. CRM עם 7 שדות נכונים זה ערך.

דרך 1 - חיבור ישיר דרך Wati: יוצרים חשבון Wati, מחברים את ה-CRM (Pipedrive/HubSpot), כל שיחה ב-Wati מסונכרנת אוטומטית ל-CRM. עלות נוספת מעבר ל-Wati: 0. דרך 2 - חיבור דרך Make/Zapier: דורש Wati או API, יוצרים Zap או Scenario שמעביר מידע משיחה ל-CRM. גמיש יותר אבל דורש הקמה טכנית. עלות 80-200 שח. דרך 3 - תיעוד ידני: אחרי כל שיחה בוואטסאפ, מועבר ידנית ל-CRM. עובד לעד 30 לידים בחודש. מעל - לא מציאותי, תפסיק לעשות.

ליווינו יבואן רכבים יד שניה. עבד בלי CRM, ניהל לידים בעמודה של אקסל. 150 לידים פעילים בכל רגע. אבד 4-6 לקוחות בחודש כי 'שכח לחזור אליהם'. הקמנו Pipedrive בחיבור ל-Wati. כל ליד חדש בוואטסאפ נכנס אוטומטית ל-Pipedrive עם 7 שדות. תזכורות אוטומטיות לחזרה אחרי 3 ימים ו-7 ימים. תוך חודש: שיעור איבוד לידים ירד לאפס. ההכנסה החודשית עלתה ב-65,000 שח רק מסגירת לידים שהיו 'בטרמינל' אבל לא הוטמעו. ההשקעה: 750 שח חודשי על Pipedrive ו-Wati ביחד.

טעות 1 - לקנות Salesforce או HubSpot Enterprise לפני שיש 100 לידים בחודש. בזבוז כסף, מורכבות לא מצדיקה את עצמה. עסק קטן: Pipedrive, ZapBook CRM, monday.com, noCRM. טעות 2 - לתעד 20 שדות לכל ליד. אף אחד לא ימלא את כל השדות, וה-CRM הופך לחצי-מלא וחסר ערך. 7 שדות בלבד. טעות 3 - להניח שאם יש חיבור אוטומטי, הכל מסתדר לבד. החיבור מעביר רק את הבסיס. אתה חייב להוסיף שלב במשפך, תאריך פולואפ, וערה אחרי כל שיחה. ידנית. אוטומציה לא מחליפה תיעוד מקצועי.