רכיב 1 - סקירת To-Dos חדשים (2 דק׳). מנהל הפגישה קורא בקול כל To-Do שנוצר ב-IDS. הבעלים מאשר. 'מירב תשלח מצגת חדשה עד יום חמישי'. מירב - 'אישור'. סך הכל 6-12 To-Dos לוקחים 2 דקות. רכיב 2 - Cascade Messaging (1-2 דק׳). הצוות מחליט אילו החלטות מ-IDS צריך לתקשר לעובדים שלא בפגישה. דוגמה - 'דנה תשלח הודעה כללית על מדיניות החזרות החדשה'. רכיב 3 - דירוג (1 דק׳). מנהל הפגישה אומר 'דירוג'. כל משתתף בתורו אומר מספר 1-10. אם כולם 7-10 - הפגישה הסתיימה. אם יש מי שמתחת 7 - מנהל הפגישה שואל 'מה לתקן?' - 60 שניות. To-Do לשבוע הבא.

Cascade Messaging הוא ההבדל בין צוות ניהולי שמתפקד כקבוצה פנימית סודית לבין צוות שמכיל את שאר העובדים. כל החלטה ב-IDS שמשפיעה על עובדים שלא בפגישה - חייבת תקשור. לא כל החלטה - רק אלה שמשנות יום-יום של מישהו אחר. השיטה - בסוף הפגישה הצוות עובר על To-Dos של היום ושואל 'מי צריך לדעת?'. דוגמה - To-Do 'דנה תעדכן את מערכת CRM עד יום שני' - מי צריך לדעת? כל איש מכירות. מנהלת הצוות שולחת הודעה ב-WhatsApp. אם 5 To-Dos צריכים תקשור - 5 הודעות יוצאות באותו יום.

חברה עם 7 משתתפים ב-L10. בשבוע 16 הפגישה נמשכה 87 דקות, נוצרו 9 To-Dos חדשים. Conclude - 2 דקות סקירת To-Dos, כל בעלים אישר. Cascade - הצוות זיהה ש-3 החלטות צריכות תקשור. מנהלת תפעול שולחת ב-WhatsApp - 'מתחילים מדיניות חדשה של דרישת תשלום מראש ללקוחות חדשים'. בעלים שולח במייל - 'הזמנו את הצוות לערב יום שישי לחגיגת רבעון'. מנהל מכירות בקבוצה פנימית - 'דנה תיקח על עצמה את הלקוח X מהשבוע הבא'. דירוג - 6 משתתפים 8-9, אחד 6. מנהל הפגישה שאל 'מה לתקן?' - 'IDS היה ארוך מדי על Issue 3'. To-Do לשבוע - לקבוע מראש זמן מקסימלי לכל Issue.

טעות 1 - לדלג על Conclude כי 'נגמר הזמן'. בלי דירוג - אין משוב, ופגישות לא משתפרות. תמיד 5 דקות אחרונות לסעיף 7, גם אם IDS היה קצר יותר. טעות 2 - לעשות Cascade בעצלות. 'נשלח אחר כך' - לא נשלח. הצוות שולח את הודעות Cascade בזמן הפגישה או דקה אחריה. אחרת חצי מההחלטות נשארות בחדר. טעות 3 - לקבל דירוג נמוך בלי לטפל. אם מישהו נתן 5 והבעלים לא שאל 'מה לתקן?' - בעוד 4 שבועות כל הצוות נותן 5, ואז הפגישה מתה.