כלל 1 - מטרה מוגדרת מראש: לפני שאני מסכים, אני שואל 'מה המטרה של הפגישה? מה אנחנו מנסים להחליט?'. אם אין תשובה ברורה - אין פגישה. כלל 2 - אג'נדה כתובה ב-24 שעות לפני: מי שמבקש פגישה שולח אג'נדה של 3-5 נושאים. אם לא הגיעה - הפגישה לא מתקיימת. כלל 3 - מקסימום 30 דקות: פגישות סטנדרטיות 25 דקות (עם 5 דקות באפר). פגישות מיוחדות יכולות להיות 45-60 דקות, אבל עם הצדקה. כלל 4 - שעות מוגדרות בלוח: קובע 3 בלוקים שבועיים של פגישות (יום שלישי 10:00-12:00, יום רביעי 14:00-16:00, יום חמישי 10:00-11:30). פגישות מחוץ לבלוקים - רק במצבי חירום אמיתיים. כלל 5 - הקלטה / סיכום בכתב: אחרי כל פגישה - 2 משפטים מה הוחלט, מי עושה מה.

משפט 1 - דוחה לתקופה אחרת: 'אני אשמח להיפגש, אבל לא בשבועיים הקרובים. בוא נדבר ב-3 בחודש?'. רוב הפגישות שדחויות לא חוזרות - הצד השני פתר את הבעיה לבד. משפט 2 - מעביר לתקשורת אסינכרונית: 'אני יכול לחסוך לשנינו 30 דקות - תשלח לי בכתב מה אתה רוצה לדון בו, ואני אענה תוך 48 שעות'. משפט 3 - מעביר לאדם מתאים יותר: 'הנושא הזה מתאים יותר לדבר עם [עובד / שותף]. אני אקשר אותך'. משפט 4 - מבקש הצדקה: 'נשמע מעניין. מה הקונקרטיות שאתה מצפה לצאת ממנה?'. כשאין תשובה ברורה - אין פגישה. משפט 5 - מקצר משך: 'יש לי 15 דקות בלוח ביום שני 11:00. זה מספיק לך?'. אם לא, יש בעיה במהות הפגישה. חוק חשוב: אסור להתנצל על הסירוב. 'אני לא יכול' מספיק. הצורך בהסבר מפורט מבטל את הסירוב.

שלי, 37, יועצת SEO, מחזור 360,000 ש״ח בשנה. המצב הישן: 14 שעות שבועיות בפגישות. 'לקוחות אומרים שצריך להיפגש'. האודיט: רק 4 פגישות בשבוע באמת מכרו או הזיזו משהו. ה-10 הנותרות היו תחזוקה / קטנונית / 'לקרוא קצת'. השינוי - 4 שלבים: 1) הגדירה מדיניות פגישות והעלתה לאתר. 2) שלחה לכל הלקוחות הקיימים מייל - 'מעכשיו פגישות תחזוקה הופכות לדוחות בכתב פעם בחודש'. 3) קבעה 2 בלוקים שבועיים לפגישות חדשות (שני 10:00-11:30, חמישי 14:00-15:30). 4) פגישות חדשות - מקסימום 30 דקות. תוצאה: מ-14 שעות פגישות ירדה ל-3 שעות שבועיות. 11 שעות שחזרו - 7 הוקדשו לתכן SEO ולקוחות חדשים. תוצאה כספית: 4 לקוחות חדשים תוך 90 יום (היה 1), הכנסה עלתה 40% תוך חצי שנה.

טעות 1 - 'אני לא יכול לסרב ללקוח VIP': לקוחות VIP בדרך כלל מכבדים גבולות יותר מהאחרים. הסירוב מפחיד בעיקר את בעל העסק. במציאות, 85% מהלקוחות מבינים את ההגבלה ומכבדים. טעות 2 - 'אני אסביר ארוכות למה לא': הסבר ארוך = פתח למשא ומתן. 'אני לא יכול בשבועיים הקרובים' זה הסבר מספיק. אם תוסיף 'כי...' פתחת מסלול לוויכוח. טעות 3 - חוסר עקביות: מסרב פעם, מסכים פעם. הצד השני לא יודע לאן אתה הולך, ממשיך לדחוף. עקביות = הצד השני לומד את המדיניות שלך תוך חודש.