הגדרה: היום מחולק לבלוקי זמן רצופים, כל בלוק (60-120 דקות) מוקדש למשימה אחת או קטגוריה אחת. בלוקים נראים בלוח השנה כמו פגישות (Google Calendar / Outlook). דוגמה ליום: 06:00-07:00 שגרת בוקר. 07:00-09:00 Deep Work (עבודה אסטרטגית). 09:00-10:00 פגישות לקוחות. 10:00-11:00 פגישות לקוחות. 11:00-11:30 הפסקה + ווטסאפ. 11:30-13:00 עבודה ביצועית. 13:00-14:00 ארוחת צהריים + הליכה. 14:00-15:30 פגישות. 15:30-16:00 מיילים. 16:00-17:30 עבודה ביצועית. 17:30-18:00 סיכום יום + תכנון מחר. 3 כללי ברזל: 1) משימה אחת לבלוק. 2) כותרת ספציפית (לא 'עבודה' - 'הצעת מחיר ללקוח X'). 3) מתחילים כשנגמר הקודם, גם אם לא סיימת.

שלב 1 - בלוקים קבועים שאי אפשר לזוז: שגרת בוקר, ארוחות, סיום יום, סופ״ש. אלה הם 'עוגנים' שלא משתנים. שלב 2 - בלוקי 'על העסק' (Q2): 2 בלוקים שבועיים של 90 דקות (יום שלישי 09:00-10:30, יום חמישי 14:00-15:30). אסור לבטל. שלב 3 - בלוקי שגרה תפעולית: מענה ללקוחות, פגישות, ביצועי. תקצה לפי האודיט - אם פגישות לקוחות צריכות 12 שעות בשבוע, תקצה 6 בלוקים של שעתיים. שלב 4 - בלוקי 'תקשורת בלבד': 3 חלונות ביום של 20-30 דקות לווטסאפ ומיילים. בלוק אחד 10:00, אחד 14:00, אחד 17:00. חשוב: כל בלוק נכנס ללוח השנה כמו פגישה. כשמישהו רואה את הלוח שלך, הוא רואה שאתה תפוס - לא משאיר אותך לבחירה.

גיל, 36, בעל סוכנות תרגום, 4 מתרגמים, מחזור 920,000 ש״ח בשנה. המצב הישן: עבד 'חופשי' - מה שצריך עושה. ימים נשפכו, פגישות הופכות לשעתיים, עבודה אסטרטגית לא קרתה. המעבר ל-Time-Blocking: בנה שבוע מתוכנן. תוצאה אחרי 30 יום: הצעות מחיר חדשות נכתבו ב-2 שעות (במקום 5) כי היה לו בלוק ייעודי לזה. פגישות עם לקוחות התחילו ונגמרו בזמן (60 דקות במקום 110 בממוצע). 4 שעות שבועיות חדשות הוקדשו ל'על העסק' - בנה מערך CRM, כתב SOP לקבלת לקוח חדש. תוצאות נמדדות: 30 ימי תכנון = 8 הצעות מחיר חדשות בחודש (היה 3), יחס סגירה עלה מ-35% ל-52% כי ההצעות היו ממוקדות יותר. הכנסה חודשית עלתה ב-22% תוך רבעון.

טעות 1 - תכנון מושלם מדי: מתכננים יום של 100% בלוקים בלי גמישות. ביום הראשון משבר קטן הורס הכל, האדם מתייאש. השאר 20% גמישות לבלוקי 'באפר' שטופלים בלא צפוי. טעות 2 - לא להתחיל את הבלוק כשהוא מתחיל: הבלוק של 09:00 אמור להתחיל ב-09:00, לא ב-09:15 או 09:30. דחיית התחלה הופכת בלוק של שעה לבלוק של 45 דקות. אזעקה ב-08:58 לכל בלוק. טעות 3 - להוסיף משימות באמצע הבלוק: הבלוק הוא 'הצעת מחיר ללקוח X'. אסור באמצע לבדוק מייל, לענות לווטסאפ, או 'רק לעשות דבר אחד קטן'. הכל יכול לחכות לבלוק התקשורת ב-10:00 או 14:00.