אודיט זמן - שבועיים של מעקב שמשנים הכל

ארבע עשרה ימים. חמש דקות ביום. זה כל המחיר של השיעור הזה, וזה השיעור היחיד בקורס שאם תדלג עליו - כל השאר יהיה ניחוש מנומק. הסיבה פשוטה: כמעט כל בעל עסק שביקשנו ממנו לנחש כמה שעות הוא מבלה בווטסאפ טעה בגורם של פי שניים עד פי שלוש, תמיד כלפי מטה. אודיט זמן הוא הדבר היחיד שמפסיק את הוויכוח הזה. כל חצי שעה אתה רושם בעשר שניות מה עשית. אחרי שבועיים יש לך תמונה שאי אפשר להתווכח איתה, וכל טכניקה בקורס הופכת מהצעה כללית לפתרון לבעיה שכתובה מולך בטבלה.

השיטה: תזכורת בטלפון כל 30 דקות מ-07:00 עד 21:00. בכל צלצול אתה כותב שורה אחת: מה עשית ב-30 הדקות האחרונות, ובאיזו קטגוריה זה נופל.

שמונה קטגוריות, וזהו: 1 עבודה מול לקוח משלם. 2 פגישה פנימית. 3 ווטסאפ ומייל. 4 עבודה ביצועית (משימה שאתה מבצע לבד). 5 עבודה על העסק. 6 הסחה. 7 הפסקה. 8 טלפון.

למה 30 דקות ולא שעה: בשעה אתה כבר מספר לעצמך סיפור. בחצי שעה אתה עדיין זוכר שביליתי 12 דקות בווטסאפ באמצע.

למה 14 יום ולא 5: בשבוע הראשון אתה מתנהג יפה כי אתה מודד את עצמך. האפקט הזה נשחק אחרי חמישה עד שבעה ימים, ורק אז מתחילים להיראות הדפוסים האמיתיים. מי שעוצר ביום החמישי מודד את הגרסה המצוחצחת של עצמו.

עלות אמיתית: 28 רישומים ביום כפול 10 שניות = פחות מחמש דקות. זה הכול.

אחרי 14 יום, פתח את הטבלה וענה על חמש שאלות. ליד כל אחת יש טווח שראינו אצל רוב בעלי העסק שאנחנו מלווים, וסף שמעליו יש בעיה שכדאי לטפל בה השבוע.

1. ווטסאפ ומייל: טיפוסי 12-18 שעות בשבוע. מעל 12 - יש לך שם 6-10 שעות להחזיר (שיעור 8).

2. פגישות פנימיות: טיפוסי 4-8 שעות. מעל 4 - צמצם משך, לא כמות.

3. עבודה על העסק: טיפוסי 0-2 שעות. מתחת ל-3 - העסק שלך לא ייראה אחרת בעוד שנה.

4. הסחות: טיפוסי 4-6 שעות. מעל 4 - זה לא אופי, זה סביבה. הטלפון על השולחן.

5. באיזו שעה הייתה העבודה הכי חדה שלי? תסמן בעמודת ההרגשה. השעה הזו היא הנכס הכי יקר שלך, ורוב בעלי העסק שורפים אותה על ווטסאפ.

החישוב שסוגר את העניין: קח את סך השעות שנפלו בקטגוריות 3 ו-6, הכפל בשווי השעה שלך. זה מה שהדליפה עולה לך בחודש. אצל בעל עסק ששעתו שווה 250 ₪ ויש לו 14 שעות דליפה בשבוע, מדובר בכ-15,000 ₪ בחודש של קיבולת שנשרפת.

בעל בית דפוס דיגיטלי עם ארבעה עובדים מילא אודיט של 14 יום. אלה שלוש שורות מהטבלה שלו, כמו שהן:

`09:00 | עניתי ל-7 הודעות ווטסאפ ובדקתי מלאי נייר | 3 | חד`

`09:30 | לקוח נכנס לשאול על הזמנה שעדיין לא הוזמנה | 8 | חד`

`11:00 | חיפשתי קובץ ששלחו לי בווטסאפ לפני שבוע | 6 | עייף`

מה שהסיכום הראה אחרי 14 יום: ווטסאפ ומייל 16.5 שעות בשבוע (הוא ניחש חמש). "לקוח נכנס בלי תור" 6 שעות. חיפוש קבצים ומידע 3.5 שעות. עבודה על העסק: 40 דקות בשבועיים.

מה שהוא לא ציפה לו: הקטגוריה הכי כואבת לא הייתה ווטסאפ אלא חיפוש. 3.5 שעות בשבוע של לחפש קובץ שמישהו שלח, כי כל העבודה נכנסה דרך ווטסאפ בלי מקום מסודר.

מה שהוא עשה בשבוע שאחרי: טופס הזמנה קצר בקישור אחד במקום קבצים בווטסאפ, ושלושה חלונות מענה ביום. חיפוש הקבצים ירד לכמעט אפס, הווטסאפ ירד לכ-7 שעות.

וההסתייגות שצריך לומר בקול: השעות שהוא החזיר הן עובדה מדודה. מה שקרה איתן זה סיפור אחר - בחודש הראשון חלק מהן פשוט התאדו. רק כשהוא חסם בלוק קבוע הן הפכו למשהו.

מוסך, 3 מוסכניקים: הדליפה שלך לא בטלפון אלא ברצפה. הוסף קטגוריה תשיעית - 'קטיעה מהרצפה'. אצל מוסכים שמדדנו זה 5-8 שעות בשבוע של 'רק תסתכל שנייה', וכל קטיעה כזו עולה גם עשר דקות של חזרה לריכוז.

קליניקה, רופא + סייעת, 90 מטופלים בחודש: הזמן הנעלם יושב בין מטופל למטופל - אישורי קופת חולים, תיאומים, טלפונים. בקליניקות שליווינו זה בדרך כלל 8-12 שעות בשבוע שאף אחד לא סופר כי הן בחתיכות של שלוש דקות.

מסעדה, 25 מקומות, 9 עובדים: הזמן נבלע בהזמנות ספקים ובסידור משמרות בווטסאפ. סמן קטגוריה 'תפעול צוות'. אצל רוב המסעדות זה ערב שלם בשבוע, לרוב שלישי או רביעי.

יועץ או מאמן עצמאי, 20-30 פגישות בחודש: תסמן בנפרד 'הכנה' ו'סיכום'. כלל אצבע מהשטח: על כל שעת פגישה מתומחרת יש 30-45 דקות נלוות שלא תומחרו. על 25 פגישות בחודש זה 12-19 שעות שאתה נותן בחינם.

טבלת האודיט - העתק ל-Google Sheets עכשיו:

עמודות: שעה | מה עשיתי | קטגוריה 1-8 | הרגשה (חד / בסדר / עייף)

קטגוריות: 1 לקוח משלם · 2 פגישה פנימית · 3 ווטסאפ ומייל · 4 ביצועי · 5 על העסק · 6 הסחה · 7 הפסקה · 8 טלפון

שורת דוגמה ממולאת: `14:30 | תיאמתי שלוש הזמנות בווטסאפ | 3 | בסדר`

נוסחת הסיכום ביום ה-15: לכל קטגוריה - סכום שעות בשבועיים חלקי 2 = שעות בשבוע. שתי הקטגוריות עם הכי הרבה שעות שאינן 1 או 5 הן הדליפות שלך. אלה השתיים היחידות שאתה מטפל בהן החודש.

הסף להחלטה: דליפה מעל 6 שעות שבועיות מקבלת פתרון מבני (חלונות, נוהל, האצלה). דליפה מתחת ל-3 שעות - עזוב אותה עכשיו, אתה תבזבז יותר זמן על התיקון מאשר תרוויח.

תזכורת בטלפון: אנדרואיד ואייפון - שעון > טיימר חוזר, או אפליקציית תזכורות כל 30 דקות בין 07:00 ל-21:00. הגדר את זה עכשיו, לוקח שתי דקות.

למלא בערב מהזיכרון: הזיכרון מייפה. הוא זורק את שלוש הדקות בטלפון, מאחד את הבוקר לכותרת אחת, ומוחק את הרגע שבו יצאת מהעבודה כדי לענות למישהו. רישום בזמן אמת או שאין טעם.

"קודם אעשה סדר, ואז אמדוד": אודיט על שבוע נקי מודד עסק שלא קיים. אתה מודד בדיוק את הבלגן, כי הוא הנתון.

להסיק מסקנות ביום השלישי: ביום השלישי אתה רואה רעש. שלוש שעות של ווטסאפ ביום אחד יכולות להיות לקוח אחד קשה, לא דפוס. מסקנות מתחילות ביום העשירי.

היום: הגדר תזכורת חוזרת כל 30 דקות בין 07:00 ל-21:00. פתח Google Sheets עם ארבע עמודות - שעה, מה עשיתי, קטגוריה, הרגשה. מלא את השורה הראשונה עכשיו. 14 יום ברצף, כולל הימים הגרועים ובמיוחד בהם.