הגדרה משפטית (פקודת מס הכנסה סעיף 17): הוצאה שיצאה כולה ובמלואה לצורך ייצור הכנסת העסק. 4 הקריטריונים: 1) ייעוד עסקי: ההוצאה נעשתה לצורך העסק, לא לצורך אישי. 2) הוצאה ולא השקעה: הוצאה שוטפת חודשית רגילה - לא רכישה ארוכת טווח (זו חייבת בפחת). 3) תיעוד מלא: חשבונית מס תקנית + תיעוד נלווה (יומן, מייל, חוזה). 4) סבירות: ההוצאה הגיונית בקשר לעסק. דוגמה מסבירה: מאמן עסקי שקונה ספר מקצועי ב-150 ש"ח - מוכרת (ייעוד מקצועי, הוצאה, חשבונית, סביר). אותו מאמן שקונה ספר רומן - לא מוכרת (אין ייעוד עסקי).

הגדרה: הוצאה מעורבת = משמשת גם עסק וגם פרטי. דוגמאות נפוצות: 1) רכב פרטי לעסק - חלקי (1/3 או 100% תלוי בסוג). 2) טלפון נייד אישי - פרופורציונלי (% שיחות עסקיות). 3) אינטרנט ביתי - 50% אם משמש גם עבודה מהבית. 4) נסיעה לכנס + חופש - לפי ימים. 5) ארוחה עם לקוח + בן זוג - לפי משתתפים. השיטה הנכונה: א) קבע מראש את אחוז השימוש העסקי. ב) תעד את החישוב (לדוגמה: 'יומן שיחות מראה 70% עסקי'). ג) דווח את האחוז בלבד. ד) במקרה ביקורת - תוכל להסביר. המקרה הקיצוני: אם השימוש פרטי הוא 90% - עדיף לא לדווח בכלל מאשר לדווח כעסקי. סיכוני קנס.

כן: 1) קורס מקצועי בתחום העיסוק - 100% מוכר. 2) ארוחה עם לקוח (פגישה ביומן + פרטיו) - 100% הוצאה, 75% מע"מ. 3) דלק לרכב הפרטי - 1/3 מוכר. 4) מנוי Microsoft 365 לעסק - 100%. 5) ביגוד עם לוגו העסק - 100%. לא: 1) ספר רומן - לא קשור לעסק. 2) ארוחה משפחתית - אין ייעוד עסקי. 3) ביגוד אישי רגיל - לא ייעוד עסקי גם אם 'לבשת לפגישה'. 4) קורס תחביבי - לא בתחום העיסוק. 5) מתנה ללקוח מעל 220 ש"ח/שנה - מעל התקרה החוקית. באמצע: 1) קורס שמרחיב את העיסוק (מותר בדרך כלל). 2) טיול חברי שכלל פגישה עסקית - חלקי בלבד. 3) ביטוח בריאות - חלקי, רק החלק המכסה אובדן כושר.

מלכודת 1: 'הכל עסקי'. בעלי עסק מנסים לדווח כל הוצאה אישית כעסקית. ביקורת תפסיל - וגם תקנס. מלכודת 2: בלי תיעוד. הוצאה מוכרת בלי חשבונית מס תקנית = פסילה אוטומטית. מלכודת 3: ערבוב כספים. משלם הוצאות עסקיות מחשבון פרטי - יוצר בלגן, קשה לעקוב. תמיד חשבון בנק עסקי נפרד. מלכודת 4: הוצאות סוף שנה לא ריאליות. עסק שנפתח 1.12 ויש לו 100K הוצאות - חשוד. רואה חשבון יבדוק. מלכודת 5: רישום בקטגוריה לא נכונה. דלק רשום כ'אירוח לקוחות' - בביקורת ייפסל. רישום מדויק חיוני.