A - שם מפנה (כולל טלפון אם אפשר). B - שם לקוח שהופנה (כולל טלפון). C - תאריך הפניה. D - סטטוס - 4 אופציות בלבד - ליד חדש, פגישה נקבעה, סגור, סורב. E - ערך עסקה (ריק עד שסוגר). F - תאריך תשלום תמריץ (ריק עד שמשלמים). זהו. 6 עמודות. לא 12, לא 18. רוב בעלי העסק מסבכים את הגיליון עם עמודות 'הערות', 'מוצר', 'ערוץ', 'כתובת' - ובסוף לא ממלאים כלום. הפשטות היא תנאי לביצוע. אם תרצה לאסוף מידע נוסף - תשמור אותו ב-CRM הראשי שלך, לא בגיליון ההפניות.

ביום ראשון בבוקר, פתח את הגיליון ובצע 3 פעולות. 1 - הוסף הפניות חדשות מהשבוע. ככה אתה זוכר מי הפנה ומתי. 2 - עדכן סטטוס של הפניות פתוחות. ליד שעבר לפגישה, פגישה שעברה לסגור או סורב. 3 - שלם תמריצים על סגירות מהשבוע. אם הופנה דני מיוסי וסגר ב-7,000 שח - שלם 700 שח ליוסי ב-Bit או העברה בנקאית, ועדכן את עמודה F עם התאריך. 10 דקות. לא יותר. מה הופך את השגרה הזו לכפייתית - השמירה על האמון. אם יוסי הפנה ולא קיבל תמריץ תוך שבוע מהסגירה, הוא לא יפנה שוב. השגרה השבועית מבטיחה שזה לא יקרה.

יועצת אסטרטגית בכרמיאל, 60 לקוחות פעילים. בנתה תוכנית הפניות אבל בלי מערכת. אחרי 4 חודשים, פנתה למפנה כדי לתת לה תמריץ של 800 שח - והמפנה כעסה כי 'הופניתי 3 לקוחות ולא קיבלתי על שום אחד'. היועצת בדקה - 2 מהם לא הגיעו לפגישה, ואחד אכן סגר אבל היא שכחה לשלם. הזיכרון הלא מסודר עלה לה את המפנה שלא חזרה לפנות יותר. אחרי האירוע, היא בנתה גיליון של 6 עמודות. שגרה שבועית - 10 דקות ביום ראשון. תוך 6 חודשים - 18 הפניות מטופלות, 7 סגירות, 5,600 שח תמריצים שולמו תוך שבוע מכל סגירה. אף לקוחה לא חזרה להתלונן. אחוז הפניה עלה מ-15 ל-31 אחוז.

טעות 1 - לבנות גיליון מסובך עם 15 עמודות. התוצאה - לא ממלאים בכלל. הפשטות היא תנאי. תתחיל ב-6 עמודות, אם יש צורך נוסף - תוסיף אחת בכל פעם, אחרי שהוכחת שהמערכת עובדת. טעות 2 - לסמוך על הזיכרון. 'אני יודע מי הפנה אותי' - אחרי 3 חודשים אתה לא יודע. הזיכרון מטעה, גיליון לא. טעות 3 - לא לעדכן בזמן אמת. אם אתה מחכה לסוף החודש לעדכן את כל ההפניות - אתה תפספס פרטים ותעשה טעויות. עדכון בזמן אמת (ביום שההפניה הגיעה, ביום שהפגישה נקבעה, ביום שהסגירה נסגרה) הוא הכלל.