1 - שם המשימה (שורה אחת). 2 - מתי לבצע (טריגר ברור - יום בשבוע, אירוע, מועד). 3 - מי אחראי (תפקיד, לא שם פרטי). 4 - שלבי ביצוע (5-10 שלבים בפורמט bullet, כל אחד בשורה). 5 - מה הפלט (מה צריך להיות בסוף - מסמך, הודעה, פעולה). 6 - מה לעשות כשמשהו לא צפוי קורה (3 תרחישים נפוצים + תגובה לכל אחד). זה הכל. עמוד אחד, 6 רכיבים, 200-400 מילים. אסור להוסיף סעיפים נוספים - הסעיפים האחרים גורמים ל-SOP להפוך לספר ולמות. תיצור תבנית Google Doc אחת, תעתיק לכל SOP חדש, תמלא 6 שדות.

השיטה - אתה הולך לבצע את המשימה בפועל. תוך כדי, אתה מקליט את עצמך באייפון. אתה מסביר בקול רם מה אתה עושה, למה, ומה הצעד הבא. בסוף הביצוע - יש לך הקלטה של 5-10 דקות. שלב 2 - תפתח את ChatGPT, תעלה את ההקלטה, תבקש - 'הפוך את זה ל-SOP בעמוד אחד לפי תבנית 6 הרכיבים הבאה'. ChatGPT מחזיר תוצר ב-2-3 דקות. שלב 3 - אתה עורך את התוצר 5-10 דקות, מתקן, מאשר. סיימת - SOP בעמוד אחד תוך 25 דקות כולל ביצוע המשימה. שיטה זו אפשרית רק מ-2024 ומעלה - תנצל את היכולת.

מאיה, בעלת קליניקת אסתטיקה, 3 קוסמטיקאיות. רצתה להעביר את אחריות הקבלה לאחת הקוסמטיקאיות. כתבה 5 SOPs ב-2 שעות עבודה. 1) קבלת לקוח חדש בקליניקה - 8 שלבים, פלט - תיק לקוח מלא. 2) הכנת חדר טיפול - 6 שלבים, פלט - חדר מוכן. 3) שיחת מכירה לטיפול נוסף - 7 שלבים + תרחישי התנגדות, פלט - הצעה. 4) סגירת יום עבודה - 5 שלבים, פלט - דוח יום. 5) טיפול בלקוח שמאחר - 4 תרחישים, פלט - החלטה. כל SOP - עמוד אחד. הקוסמטיקאית הראשית לקחה את האחריות תוך 30 יום. מאיה יצאה מ-58 שעות שבועיות ל-35.

טעות 1 - לכתוב SOP ארוך 'כדי שיכסה הכל'. SOP של 5 עמודים = SOP שלא ייקרא. תקוצר ב-50%, יישאר טוב. תקצר עוד ב-50%, יישאר יעיל. הקיצור הוא חבר. טעות 2 - לכתוב SOP מבלי לבצע. SOP שנכתב בתיאוריה מתחת לדלת המוח של הבעלים - מפספס פרטים שמתגלים רק בביצוע. תמיד תכתוב תוך כדי / מיד אחרי ביצוע. טעות 3 - לא לעדכן SOP אחרי שינוי. השוק משתנה, התהליך משתנה, ה-SOP נשאר בגרסה ישנה. תקבע סקירה רבעונית של כל SOP - 15 דקות עדכון מספיק. בלי סקירה, ספריית SOPs מתיישנת.