Eliminate - דברים שלא צריכים לקרות בכלל. פגישות שלא משיגות כלום, דוחות שאיש לא קורא, פעולות שמהוות הרגל ולא צורך. שאלה - 'אם זה לא יקרה בכלל, מה הנזק?'. אם 'אפס' - Eliminate. Automate - דברים שצריכים לקרות אבל מכונה יכולה. תזכורות, אישורים אוטומטיים, סינון מיילים, תזרים תשלומים. Delegate - דברים שצריכים אדם, אבל לא דווקא אותך. שיחות לקוחות שגרתיות, ניהול ספקים שגרתי. Defer - דברים שאינם דחופים ואינם חשובים השבוע. דברים שיכולים לחכות 30 יום בלי נזק. הסדר חשוב - תמיד שאל בסדר הזה. רוב בעלי העסק קופצים ישר ל-Delegate ואוצלים דברים שצריך פשוט לבטל.

לקח את ה-Time Audit מהשיעור הקודם. עבור על כל קטגוריה ושאל את 4 השאלות בסדר. בכל משימה - תרשום באקסל את הקטגוריה (E / A / D / Df) ואת הצעד הראשון. דוגמה - 'מענה למיילים שגרתיים' - האם צריך לקרות? כן. האם מכונה יכולה? Filters אוטומטיים יכולים לסנן 60%. סווג A. צעד ראשון - להגדיר 5 פילטרים החודש. דוגמה - 'פגישת צוות יומית של 45 דקות'. האם צריך לקרות? לא, פעמיים בשבוע מספיק. סווג E. צעד ראשון - לעדכן את הצוות מחר. הטכניקה - 5 דקות למשימה ממוצעת. עבור כל ה-Time Audit ב-2 שעות עבודה.

שירי, בעלת חנות בגדים אונליין, מחזור 180 אלף שח חודשי. אחרי Time Audit היו לה 47 משימות חוזרות בשבוע. סיווג DDDE - 14 Eliminate (תמונות מוצרים בלי תכנון, פגישות עם ספקים שלא הביאו תוצאות, מעקב יומי אחרי קמפיינים שעוד לא בשלים). 9 Automate (אישור הזמנות, תזכורות לסל נטוש, מענה ראשוני בצ׳אט). 18 Delegate (אריזה, שירות לקוחות שגרתי, ניהול מלאי). 6 Defer (פיתוח קולקציה חדשה, מחקר מתחרים, רענון אתר). 6 משימות נשארו Do - אסטרטגיה ויחסי לקוחות VIP. תוך 60 יום השעות ירדו מ-58 ל-32 בשבוע. המחזור עלה ב-9% בגלל מיקוד.

טעות 1 - לקפוץ ישר ל-Delegate. רוב בעלי העסק מתחילים מ-D וחושבים על מי יכול לעשות במקומם. לא - תתחיל מ-E. רוב המשימות שגורמות לעומס בכלל לא צריכות לקרות. אצילה של משימה שגויה היא עדיין משימה שגויה. טעות 2 - לא לאוטומט מה שאפשר כי 'הצוות יכול'. אם תוכנה יכולה לעשות במהירות ובדיוק, חבל לכבול בה אדם. תאצול דברים שדורשים שיקול דעת אנושי, תאוטומט כל השאר. טעות 3 - להתבלבל בין Defer ל-Eliminate. דברים שאתה דוחה כל שבוע אינם Defer, הם Eliminate. אם 6 שבועות הם בתחתית הרשימה - הם לא מתכוונים לקרות.