דוח 1 - מספרים מסחריים. שבוע בקצרה - מחזור השבוע, מספר לקוחות חדשים, מספר עסקאות שנסגרו, ערך עסקה ממוצע, צפי לשבוע הבא. פורמט - 5 שורות מספריות. אורך - חצי עמוד. דוח 2 - איכות. שביעות רצון לקוחות (NPS שבועי או 3 ראיונות קצרים), 2 משובים חיוביים, 2 שליליים, 1 הזדמנות שהצוות זיהה. פורמט - 6 פסקאות קצרות. דוח 3 - צוות. נוכחות (חסר / מאחר), 1 קונפליקט פנימי אם יש, 1 הצלחה גדולה של עובד, נדרשת החלטה של הבעלים בשבוע הקרוב (כן / לא). פורמט - בולטים. מי כותב - מנהל הלקוחות / מנהל התפעול / נציג צוות. כל אחד 10-15 דקות לכתיבה.

תזמון מומלץ - דוח 1 (מספרים) מגיע יום ראשון בבוקר. בעלים יש לו את התמונה לפני תחילת השבוע. דוח 2 (איכות) מגיע יום שלישי. בזמן זה כבר ידוע איך השבוע התחיל, איכות מקבלת רוחב. דוח 3 (צוות) מגיע יום חמישי בערב. בעלים נכנס לשבוע הבא עם תמונה מלאה. כל דוח - קריאה של 5-10 דקות. אם משהו דחוף - הכותב יציין בדוח (סעיף נדרש החלטה). אם לא דחוף - הבעלים קורא, מסכים, ממשיך. תיעוד - תיקייה משותפת בענן, כל דוח עם תאריך. תוך 90 יום יש לך היסטוריה של 39 דוחות שיוצרת תובנות עומק.

ענת, בעלת 3 קליניקות פיזיותרפיה ברמת גן. עבדה 60 שעות עד שגייסה מנהלת תפעול. בנו 3 דוחות שבועיים. דוח מספרים - מחזור 3 קליניקות, חולים חדשים, ביטולים, אחוז תפוסה. דוח איכות - 5 משובי חולים, אירוע חריג אם היה. דוח צוות - 6 מטפלים, נוכחות, 1 הצלחה, 1 אתגר. ענת קוראת את 3 הדוחות תוך 25 דקות שבועיות. עומדים בקשר WhatsApp רק לדברים שמסומנים 'דרוש החלטה'. תוך 6 חודשים השעות של ענת ירדו מ-60 ל-32 בלי ירידה במחזור. דוחות כתובים = כלי השליטה האמיתי. נוכחות = רעש.

טעות 1 - לדרוש יותר מ-3 דוחות. בעלים שלא בטוחים נוטים לדרוש דוחות יומיים, דוחות מפורטים, דוחות נוספים. כל אחד מכביד על הצוות ומפחית את הערך של הדוחות. 3 דוחות שבועיים זה המקסימום. טעות 2 - לא לקרוא את הדוחות בזמן. דוח שמגיע יום ראשון ונקרא יום חמישי - חסר תועלת. תקבע זמן קבוע בלוח - 10 דקות יום ראשון בבוקר, 10 דקות יום שלישי בבוקר, 10 דקות יום חמישי בערב. בלי הקריאה, הצוות מבין שזה לא חשוב באמת. טעות 3 - להגיב לדוחות בהתערבות יתר. דוח מציג בעיה - הבעלים קופץ פנימה לפתור. לא - הדוח הוא הכלי, התגובה היא שיחה עם הכותב, לא לקיחת אחריות בחזרה.