SOP - Standard Operating Procedure - הוא נוהל עבודה תקני. זה לא ספר נהלים של 30 עמודים, זה דף אחד בעברית פשוטה, עם 7-12 שלבים, וצילומי מסך או קישורים אם רלוונטי. הנוהל עונה על 3 שאלות: מה התהליך? מי אחראי בכל שלב? מתי מסיימים? נוהל ליבה אינו נוהל אזוטרי כמו 'איך לסדר את המשרד'. הוא נוהל קריטי - תהליך שאם לא מבוצע נכון, העסק מאבד לקוחות, כסף, או שעות בעלים.

קריטריון 1 - תדירות: רק תהליכים שמתבצעים 5+ פעמים בחודש. קריטריון 2 - זמן בעלים: רק תהליכים שגוזלים מהבעלים שעה+ כל פעם. קריטריון 3 - יכולת העברה: רק תהליכים שמישהו אחר יכול לבצע אם יש לו הוראות ברורות. ב-90% מהעסקים במצב 4, 3 הנהלים הראשונים הם: 1) הצעת מחיר ללקוח חדש. 2) אונבורדינג של לקוח שהסכים. 3) שירות חודשי שוטף. אם תבחר 3 אחרים - בדוק אותם מול 3 הקריטריונים.

ליווינו ב-2023 מוסך פרטי, 4 מכונאים, מחזור 195,000 שח לחודש. הבעלים, מכונאי בעצמו, הקדיש 25 שעות שבוע לפעולות לא טכניות - תיאום עם לקוחות, הצעות מחיר, הזמנת חלקים, מעקב תשלומים. בנינו 3 נהלי ליבה: 1) קליטת רכב חדש (מה שואלים לקוח, איך מתעדים, מי מתקשר חזרה). 2) הצעת מחיר אחרי בדיקה (תבנית סטנדרטית, מי שולח, מי מאשר). 3) סיום עבודה ומסירת רכב (מה מנקים, מה מתעדים, איך גובים). תוך 60 יום, מנהלת אופרטיבית שכרנו ביצעה את 3 הנהלים. שעות בעלים ירדו ל-12 שבוע.

מלכודת 1 - לכתוב יותר מדי. נוהל של 8 עמודים לא יקרא ולא יבוצע. עמוד אחד עם 12 שלבים זה התקרה. מלכודת 2 - לכתוב בלי לבדוק. נוהל שלא נבדק עם מישהו שמבצע אותו לראשונה - חסר 30% מההוראות הקריטיות. מלכודת 3 - להעביר בלי הדרכה. הנוהל אינו מחליף הדרכה - הוא מלווה אותה. מי שמקבל את הנוהל צריך לבצע אותו 3 פעמים עם הבעלים לפני שעובד עצמאית. מלכודת 4 - לא לעדכן. נוהל מ-2024 שלא נגעו בו ב-2025 הוא קוד מת. עדכון רבעוני הוא חובה.