כל בעל עסק מבצע את אותן 5 קטגוריות של פעולות: מכירות, שיווק, תפעול, פיננסים, אסטרטגיה וצוות. השאלה אינה אם אתה מבצע אותן - השאלה היא איזה אחוז מהזמן מקבל כל קטגוריה. עסק במצב חירום שמשקיע 30% מהזמן באסטרטגיה - יקרוס. עסק במצב שפע שמשקיע 60% מהזמן בתפעול תיק לקוחות בעצמו - לא יעבור למצב 6. כל מצב דורש מבנה זמן ייחודי, וההצלחה היא להתאים את היומן למצב - לא לשמור על אותו יומן בכל המצבים.

מצב 1 (אי-קיום, 40 שעות): מכירות 80%, שיווק 10%, פיננסים 5%, אחר 5%. מצב 2 (סכנה, 50 שעות): פיננסים 35%, מכירות ללקוחות קיימים 25%, חיתוך הוצאות 20%, אחר 20%. מצב 3 (חירום, 60 שעות): פיננסים-תזרים 50%, מכירות ללקוחות קיימים 30%, אחר 20%. מצב 4 (נורמלי, 50 שעות): תפעול 30%, מכירות 25%, צוות 20%, אסטרטגיה 15%, פיננסים 10%. מצב 5 (שפע, 40 שעות): צוות 30%, אסטרטגיה 25%, פיננסים 20%, מכירות 15%, אחר 10%. מצב 6 (עוצמה, 30 שעות): אסטרטגיה 40%, צוות-בכירים 30%, אחר 30%.

ליווינו ב-2023 בעל סוכנות נסיעות עסקיות, מחזור 280,000 לחודש. רצה להגיע למצב 5 אבל היה תקוע. בדקנו את היומן שלו - הוא היה לפי תבנית מצב 4 (תפעול 30%, מכירות 25%). הוא ניהל את העסק בשעות גבוהות בעצמו במקום באמצעות מנהל. ביקשנו להחליף לתבנית מצב 5 - לעלות צוות ל-30% ולרדת בתפעול ל-15%. הוא נאלץ להעסיק מנהלת פעילות, ולעבור מפעולה לפיקוח. תוך 6 חודשים - המחזור עלה ל-340,000, אבל יותר חשוב - שעות הבעלים ירדו מ-55 ל-38. זה הוכיח שהוא עבר למצב 5 לא רק במחזור, אלא במבנה.

מלכודת 1 - להתחיל מהאמירה 'אני אגדיר את היומן השבוע הבא'. יומן לא נבנה בערב אחד. תכנן אותו פעם בחודש, התאם בשבועות. מלכודת 2 - להישאר עם תבנית של מצב קודם. בעלים שהיה במצב 4 וזז ל-5 - חייב לשנות את יחס הזמן, גם אם זה לא מרגיש טבעי. מלכודת 3 - להוסיף פעילויות בלי להוריד. אם אתה רוצה להוסיף 5 שעות אסטרטגיה, חייב להוריד 5 שעות מתפעול - לא לעבוד 5 שעות יותר. מלכודת 4 - לא לבדוק. תבנית בלי מדידה היא רעיון, לא יומן. מדוד פעם בשבוע את השעות בפועל לעומת התבנית.