לכל KPI יהיה תרשים אחד שמראה אותו לאורך זמן. לא טבלה של מספרים, ולא ערימה של תרשימים. למה תרשים אחד? כי מגמה היא הסיפור, לא הנקודה. KPI ברגע מסוים יכול להטעות (יום שלישי שקט אחרי שני עמוס). מגמה לאורך 8-12 שבועות אומרת את האמת. סוג התרשים - בדרך כלל גרף קווי (Line) למדדים מאחרים שמשתנים לאט (הכנסות, מחזור), וגרף עמודות (Bar) למדדים מקדימים שזזים מהר (לידים שבועיים, יחס המרה). תאריך על ציר X, ערך על ציר Y, ו-סף יעד כקו אופקי על הגרף.

כל KPI מקבל 3 ספים - יעד (ירוק), אזהרה (צהוב), חירום (אדום). דוגמה ליחס המרה - מעל 30% ירוק, 20-30% צהוב, מתחת ל-20% אדום. כשהמדד באזור ירוק, התא בדשבורד ירוק רגיש. צהוב - תא צהוב חלש. אדום - תא אדום בולט. הצבע מצליח להגיד את הסיפור לפני הקריאה. בעל עסק שמסתכל על הדשבורד 3 שניות יודע 'הכל ירוק, אין מה לעשות' או 'יש אדום בקצה השמאלי - שם הבעיה'. בלי הצבעים, אותו בעל עסק היה צריך לקרוא כל מספר ולחשוב 'האם זה טוב?'. הצבע חוסך 60-80 שניות לכל מבט בדשבורד.

סטודיו עם 6 מורות, מחזור 84 אלף בחודש. הדשבורד הראשון שבנו היה טבלה אקסל פשוטה עם 9 מספרים. אחרי 3 שבועות הבעלים הודה שהוא לא מסתכל - 'זה מרגיש כמו דוח שאני צריך לקרוא'. הוספנו ויזואליזציה - לכל מדד גרף קווי קטן (Sparkline), צבעי תא ירוק/צהוב/אדום לפי סף, ומספר גדול במרכז עם חץ של מגמה. תוך שבוע הבעלים בודק את הדשבורד 4-5 פעמים בשבוע. ההחלטה הראשונה שקיבל לפיו - להגדיל מבצע סדנת התחלה כי 'לקוחות חדשים' היה באדום שבועיים ברצף.

טעות 1 - יותר מדי תרשימים. 3 תרשימים לכל KPI 'כדי לראות מכל זווית' = 21 תרשימים לדשבורד עם 7 מדדים. אף אחד לא ינווט בזה. תרשים אחד, נקודה. טעות 2 - צבעים אסתטיים במקום פונקציונליים. בעלי עסק שמשתמשים בצבעים של המותג שלהם (כל המספרים בכחול ולבן) מקבלים דשבורד יפה אבל לא קריא. הצבע צריך לאמר 'טוב או רע', לא 'נראה טוב'. טעות 3 - בלי השוואה לתקופה קודמת. 'הכנסות 240,000 ש״ח' זה מספר חסר משמעות בלי 'לעומת 280,000 בשבוע שעבר' או 'לעומת יעד 260,000'. כל מספר בדשבורד צריך השוואה.