Zapier - הכי פשוט. מתאים לחיבורים של 'כשקורה X במערכת A, עשה Y במערכת B'. תומך ב-6,000+ אפליקציות. ממשק ידידותי, גרסה חינמית של 100 פעולות בחודש, גרסת Pro מ-30 דולר. מומלץ ל-1-3 חיבורים פשוטים. Make (Integromat לשעבר) - חזק יותר במורכבות. מתאים לתהליכים עם תנאים, לולאות, ושינויי נתונים. ממשק חזותי של תרשים זרימה. גרסה חינמית של 1,000 פעולות, Pro מ-9 דולר. מומלץ ל-3+ חיבורים או חיבורים מורכבים. כלל אצבע - מתחילים עם Zapier, עוברים ל-Make כשמגיעים ל-3-4 אוטומציות מקבילות.

שלב 1 - הגדרת Trigger (טריגר). מה האירוע שיפעיל את האוטומציה? דוגמה - 'כשמתווסף לקוח חדש ב-Pipedrive'. שלב 2 - הגדרת Action (פעולה). מה צריך לקרות? דוגמה - 'הוסף שורה ב-Google Sheets'. שלב 3 - מיפוי נתונים. איזה שדות מהמקור עוברים לאיזה שדות ביעד. דוגמה - שם הלקוח -> עמודה A, סכום עסקה -> עמודה D. שלב 4 - בדיקה. תפעיל את האוטומציה ידנית עם נתון בדיקה, תוודא שהשורה מגיעה ל-Sheet במקום הנכון. אחרי שעובד פעם אחת, האוטומציה רצה לבד.

חנות עם 4 עובדים, מחזור 180 אלף בחודש. הם איספו נתונים ידני - מזכירה הקלידה כל לקוח חדש ב-Sheets בסוף כל יום. 45 דקות ביום, 5 שעות בשבוע. בנינו 3 אוטומציות ב-Zapier: 1) טופס יצירת קשר באתר -> שורה חדשה ב-Sheets. 2) הזמנה חדשה ב-Cardcom -> שורה ב-Sheets של מכירות. 3) ביקורת חדשה ב-Google -> שורה ב-Sheets של ביקורות. הזמן הכולל לבניית 3 האוטומציות - 4 שעות. החיסכון - 5 שעות בשבוע. החזר ההשקעה תוך פחות משבועיים, ומאז 11 חודש החיסכון הוא 220 שעות עבודה.

טעות 1 - לאוטמט הכל בבת אחת. נסה לבנות 7 אוטומציות בשבוע אחד, וכמות הדברים השבורים תייאש אותך. עדיף 1-2 לשבוע, לוודא שהן עובדות, ואז להוסיף. טעות 2 - לא לבדוק שגיאות. אוטומציה ש'עובדת' אבל בעצם מעבירה נתון חסר תפלוט דשבורד שגוי. תקבע אזעקה במייל לכל שגיאה. טעות 3 - לאוטמט תהליך ישן ולא יעיל. אם התהליך הידני בעייתי, האוטומציה תקבע את הבעייתיות. תקן את התהליך קודם, אוטמט אחר כך.